Беззбройний зв'язок надіслати копію. Автоматичне надсилання копій повідомлень, що надсилаються.

Без ділового листування у бізнесі нікуди, незалежно від того, чи пишете ви від імені компанії, чи від себе як приватного підприємця. А точніше те, як ви дотримуєтеся її правил. Ваші потенційні бізнес-партнери або клієнти будуть багато в чому судити про вас і по тому, як ви вмієте спілкуватися з ними. Діловий лист – це, можна сказати, «обличчя» бізнесмена. І щоб його не втратити, важливо знати про золоті правила спілкування у такому форматі.

Правила ділового листування по email

Оскільки зараз електронною поштою користуються набагато частіше, ніж звичайною, ми вирішили приділити увагу тому, як правильно вести ділове листування саме в мережі. Ось вам кілька рекомендацій, дотримання яких не дасть вам ударити в багнюку обличчям перед співрозмовником.

Ім'я поштової скриньки

Перше, що впадає у вічі, коли ми відкриваємо нове повідомлення – це та адреса, з якої воно відправлене. Багато хто недооцінює важливість цього моменту і надсилає ділові листи з особистих поштових акаунтів. Нічого страшного в цьому немає, якщо електронна адреса містить тільки ваше ім'я у форматі, що легко читається. Але якщо там є різні прізвиська типу kissa1988 або pupsik-26, то відправлення повідомлення з такої скриньки просто неприпустима. Уявіть, які емоції будуть у людини, коли вона отримає ділову пропозицію від пупсика або сонечка.

Також не вітаються в бізнес-листуванні поштові адреси, які починаються з info@, inbox@ тощо. Вони просто не сприймаються всерйоз, і є велика ймовірність, що листа навіть не відкриють. Самий кращий варіант– це вести ділове листування з поштової скриньки [email protected], де name – це ваше ім'я та прізвище, company – назва компанії.

Одержувачі

В електронному листуванні є можливість надіслати листа на прямого адресата та поставити інших одержувачів у копію. Передбачається, що одержувачі в копії повідомлення не повинні відповідати на нього. Вони є запрошеними спостерігачами. Тому, перед відправкою визначте, від кого саме ви хочете отримати відповідь, і правильно розставте адресатів. Однак, по можливості, не ставте у прямі отримувачі листи кількох людей. Може статися така ситуація, що вам не відповість ніхто з них, якщо кожен подумки вирішить перекласти цей обов'язок на іншого адресата.

Якщо ви самі опинилися в копії ділового листа, то, як ви вже зрозуміли, вашої відповіді відправник не чекає. Але якщо виникла необхідність відповісти саме вам, то ви можете це зробити, але ввічливим вибачитиметься на початку повідомлення за те, що «втручаєтеся».

Оформлення листа

Офіційно-діловий стиль. У діловому листуванні, звичайно, використовується офіційний стиль. У ньому відсутні прикметники, непотрібні уточнення та деталі. Тільки конкретика, ясність та логіка. Після написання ділового повідомлення корисно прочитати його ще раз і усунути всі фрази, які не несуть у собі особливого смислового навантаження і не змінюють суть викладеного. Тільки коли ви переконалися, що всі подібні слова та фрази видалені, тоді можна сказати, що цього правила складання ділового листа дотримано.

Грамотність. Говорити, що повідомлення важливо писати грамотно і без помилок – це все одно, що сказати «сніговик має бути зроблений зі снігу». Проте не згадати про це правило не можна. Грамотність – це основа будь-якого листування. Людина писати ділового листа з орфографічними помилкамиНавряд чи кимось може бути сприйнятий серйозно.

Тема листа. Її треба писати обов'язково. Намагайтеся робити її короткою, але ємною, щоб одержувачу при одному погляді відразу стало ясно, про що йтиметься у листі. Тема має складатися з одного слова. "Інформація", "Питання" і т.д. - Неправильні теми ділового листа. "Торгова пропозиція від компанії X" - правильна тема. Якщо інформація у вашому листі особливо важлива, можна позначити його спеціальним прапорцем «важливості», які є практично у всіх сервісах e-mail.

Шрифт. Текст повідомлення має бути насамперед читабельним. Тому використовуйте шрифт Arial або Times New Roman, розмір підбирайте середній (наприклад, поштою mail.ru оптимальний розміршрифту – 3). Не експериментуйте зі шрифтами чи квітами. У діловому листуванні це недоречно. Не використовуйте Caps Lock, знаки оклику та різні спеціальні символи (у тому числі смайлики). Єдине, що допускається, – це виділення деяких фраз курсивом або жирним шрифтом. Але і це намагайтеся використовувати лише за великої необхідності.

Для зручності читання та кращого донесення думки можна використовувати підзаголовки за текстом листа. Але їх має бути занадто багато – трохи більше 3-4.

Один абзац не повинен бути розтягнутий більш ніж на 4 рядки. Коли ми читаємо дуже довгі абзаци, текст зливається і основна думка може бути втрачена.

Будь-які перерахування та списки варто оформлювати за допомогою спеціальних маркерів.

Фірмовий шаблон. Буде чудово, якщо ви розробите фірмовий шаблон електронних листів у своєму корпоративному стилі. І надсилатимете всі ділові повідомлення тільки з таким шаблоном. Це дозволить вам виділитися серед інших і дотриматися належної ділового повідомлення офіційності. Проте, не варто перестаратися з «фірмістю» – зайва креативність лише нашкодить. Все-таки, йдеться про ділове спілкування, а не розважальне. Не забувайте також і про те, що одержувачі можуть читати ваші повідомлення не тільки на комп'ютері, а й на мобільних пристроях. Тому шаблон має бути оптимізований під різні роздільні здатності екранів.

В одному листі має бути лише один інформаційний привід. І відповідно, від одержувача має на увазі лише одна цільова дія. Вміщувати в одне повідомлення одразу кілька запитань, пропозицій чи прохань до отримувача вважається некоректним.

Воно має розбиватися на такі частини:
- Вступ;
- основна частина;
- Висновок.

У введенні коротко вказуйте мету повідомлення та причини його написання. Основна частина – це сама суть листа. Наприкінці треба резюмувати сказане вище – це можуть бути висновки, прохання, вказівки, пропозиції і так далі. Жодних «постскриптумів» у діловому листуванні використовувати вкрай небажано. Уникайте також афоризмів, метафор, прислів'їв тощо.

Якщо вам необхідно подати в листі графічне зображення, то не вставляйте його в текст повідомлення, а прикріплюйте окремим файлом. Зображення можуть некоректно відображатися на різних пристроях або зовсім відключені в інтерфейсі поштової програми одержувача. У тексті, де це необхідно, просто вкажіть "інформація знаходиться у прикріпленому файлі". Якщо таких файлів кілька, але обов'язково напишіть їх назви.

Якщо ви використовуєте абревіатуру та скорочення слів, ви повинні бути на 100% впевнені, що одержувач зрозуміє, що мається на увазі під ними. А взагалі краще перестрахуватися і не використовувати таких речей.

Відсутність почуттів. Ділові листи не повинні містити жодного емоційного забарвлення. Взагалі. Навіть якщо ви пишете скаргу і вам дуже хочеться показати всю повноту свого обурення, або ви навпаки щиро дякуйте партнеру за успішну угоду. Повідомлення має бути стриманим і навіть певною мірою холоднокровним. Кожна людина цінує свою індивідуальність, але ділове листування – не найкращий спосіб її виявляти. Офіційний лист веселої чи сумної людини, прибиральника або генерального директорамає бути однаковим.

Використання лексики. Для зв'язування пропозицій у діловому листуванні використовуються такі стійкі вирази:

1. з тієї причини;
3. на підставі чого;
4. з (чого-небудь);
5. відповідно до;
6. виходячи з;
7. приймаючи до уваги;
8. враховуючи;
9. що послужило.

І так далі. Також у ділових листах допускається використання абревіатур та скорочень, які є загальноприйнятими у галузі, в рамках якої пишеться повідомлення. Якщо ж ви сумніваєтеся, чи зрозуміє адресат специфічне скорочення, краще написати фразу повністю.

Вітання. Будь ласка, ніколи не використовуйте побите кліше «Доброго дня доби». Це, можна сказати, поганий тон не лише ділового листування, а й електронних листів у принципі. Оптимальне привітання – «Здрастуйте, Ім'я/Ім'я По батькові». До речі, добре звертатися до одержувача повідомлення на ім'я не тільки у привітанні, а й далі по ходу тексту. Якщо ви пишете людині, з якою особисто не знайомі, потрібно обов'язково вказати на самому початку, звідки у вас адреса одержувача.

Розмір листа. Це не художній твірі не ваші особисті роздуми "на тему". Повідомлення має бути настільки коротким, як це можливо, щоб передати всю повноту інформації в ньому. Оптимально, якщо текст листа поміститься в один екран. Читання довгих листів виснажливо, до того ж багатьох це дратує.

Відповіді листи. Коли ви відповідаєте на отримане повідомлення, натискайте кнопку «Відповісти», а не «Написати». При першому варіанті у вашу відповідь автоматично підтягнеться вся історія листування. Це правильно, тому що людина може і не згадати одразу, хто ви і чого від неї хочете, якщо не побачить передісторії. Особливо, якщо після останнього листування пройшло вже понад п'ять днів. Ви можете сміливо цитувати свого співрозмовника під час відповіді на його повідомлення. Це дасть можливість згадати, про що ви говорили раніше.

Завжди дякуйте співрозмовнику там, де це доречно. Наприклад, можна написати «Володимире, дякую за Ваш лист» або «Ірина Олексіївно, дякую за таку швидку відповідь». Такі нюанси покажуть вашу повагу до співрозмовника та пом'якшать настрій електронного спілкування.

Якщо співрозмовник надіслав вам повідомлення, в якому висловив своє невдоволення або навіть відверто нахамив вам, постарайтеся не відповідати йому тим самим, як сильно цього не хотілося б. Ситуації бувають різні, але завжди відповідайте ввічливо та стримано.

Звичайно, чим швидше ви відповісте, тим краще. Добре, якщо зможете відреагувати протягом декількох годин. Такий термін є оптимальним. Але допустимо відповідь і протягом кількох днів. Психологи кажуть, що комфортний для людини час очікування відповіді на електронний лист – 48 годин, тобто дві доби. Якщо чекати доводиться довше, це вже може сприйнятися як неповага чи ігнорування. Якщо ж питання, яке порушується в повідомленні, вимагає від вас більшого часу на відповідь, то обов'язково напишіть, що листа ви отримали, взяли на розгляд і відповісте, як тільки зможете. Так відправник, принаймні, не почуватиметься проігнорованим.

Висновок листа. Не варто писати фрази, які можуть бути сприйняті як спроба маніпуляції: «Дуже сподіваюся на вигідну співпрацю», «Заздалегідь дякую за відповідь» і таке інше. Прощатися в електронному листуванні краще за фрази «З повагою», «Мої щирі побажання» тощо. Так, такі фрази шаблонні, але вони якнайкраще підходять для ділового спілкування. У підписі напишіть своє ім'я, прізвище, посаду та назву компанії. Також залиште контакти, за якими можна зв'язатися з вами, крім електронної пошти.

Час відправки. Звичайно, електронні листи не мають на увазі, що їх потрібно прочитати відразу ж після отримання. Але в діловій етиці електронного листування вважається некоректним надсилати поштові повідомлення у вихідні, святкові дні, пізно увечері чи вночі. Намагайтеся дотримуватись стандартного робочого часу.

І звичайно ж, перед тим, як натиснути кнопку «надіслати», уважно перевірте правильність написання імені одержувача та його електронної адреси. Перечитайте весь текст повідомлення і перевірте його на друкарську помилку або некоректні фрази.

Ділове листування остаточно перейшло в електронний формат. Простота у використанні, економія часу та ресурсів, інтерактивність – електронна листування влаштовує всіх до того моменту, як відносини між бізнес-партнерами погіршуються, йдуть звинувачення у невиконанні зобов'язань та виникає ризик судового розгляду. Надії сторін довести свою правоту, спираючись на отримані електронною поштою повідомлення, часто виявляються марними. Справа в тому, що суди займають досить обережну позицію щодо електронних повідомлень: існує низка вимог, за недотримання яких суд не візьме їх до уваги. Мета цієї статті полягає в узагальненні вимог судів до використання електронного листування як доказ.

Який правовий статус електронного листування?

Відповідно до пункту 4 статті 75 Арбітражно-процесуального кодексу Російської Федерації листування сторін щодо електронній поштіможе бути визнана судом як допустимий письмовий доказ, у випадках і в порядку, передбачених законом.

У Листі Верховного Арбітражного Судна від 25 травня 2004 N С1-7/УП-600 пояснюється, що під вимогами закону в першу чергу розуміються правила ст.160 і 434 Цивільного Кодексу РФ (ДК РФ). Останні стосуються письмової форми правочину та форми договору. Справа в тому, що найчастіше електронне листування намагаються долучити як доказ у справах про визнання договору укладеним/ув'язненим. При цьому сторони можуть передбачити вчинення правочинів в «електронній формі», тобто використання електронного підпису чи іншого аналога власноручного підпису.

Поняття електронного підпису дано в однойменному Федеральному законі від 6 квітня 2011 року №63ФЗ і визначається як «інформація в електронній формі, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (інформації, що підписується) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, підписує інформацію». Іншими словами, електронний підпис – це засіб автентифікації відправника електронного документа.

Електронний підпис ділиться кілька видів залежно від ступеня захисту. Найменш захищений вигляд – простий електронний підпис. Вона визначається як «електронний підпис, який за допомогою використання кодів, паролів чи інших засобів підтверджує факт формування електронного підпису певною особою». При цьому простий електронний підпис визнається дійсним, якщо він присутній на самому електронному документі, або якщо ключ від нього використовується відповідно до правил, встановлених оператором інформаційної системиобміну документами та на документі є вказівка ​​на особу-відправника документа. Повідомлення електронною поштою (особливо корпоративною), як правило, відповідають цьому опису: у листі в рядку «від кого» відображається адреса та ім'я відправника, а також користувачі дотримуються правил складання паролів (вони виступають як «ключі») про дотримання їх конфіденційності.

Таким чином, якщо сторони домовилися про те, що адреси електронної пошти визнаються їх простими підписами, достатніми для автентифікації відправника, і при надсиланні електронних повідомлень виконується одна з умов, перерахованих вище, то адреса електронної пошти буде визнана судом як простий електронний підпис, а листування – припустимим доказом.

Чи містить у собі використання електронного листування юридичні ризики?

Судова практика дозволяє виділити безліч ризиків, пов'язаних із використанням електронної пошти. Ось деякі з них:

1) Визнання договору неукладеним

Цивільний кодекс передбачає, що договір у письмовій формі може бути укладений шляхом обміну документами через електронний зв'язок, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором. Таким чином, якщо сторони не домовляться про укладення договору через електронний зв'язок і не забезпечать секретність свого пароля від електронної пошти, то суд не зможе визнати обмін документами електронною поштою як доказ укладання договору.

Згода покупця може бути також виражена у вчиненні певних дій (наприклад, сплати авансу за рахунком, отриманим електронною поштою). Також важливо обговорити можливість використання електронної пошти для укладання додаткових угодабо додатків до основного договору, інакше суд не братиме їх до уваги і обмежиться лише розглядом договору, укладеного між сторонами.

2) Визнання обов'язків за договором невиконаними

Крім суперечок про незаключення договору нерідким є заперечення факту виконання договору, якщо воно також здійснювалося електронною поштою. Це стосується насамперед договорів про надання різних консультаційних послуг та виконання робіт (написання статтею або розроблення програм для ЕОМ, підготовка перекладів, розробка сайтів тощо). У цьому випадку в договорі обов'язково має бути умова про те, що виконання договору (передача результату) електронною поштою вважається належним. Крім того, незайвою стане вказівка ​​у договорі на можливість прикріплення до текстів листів електронних копій документів та визнання за такими документами юридичної сили.

3) Визнання документів неотриманими

Ще один ризик пов'язаний із порядком отримання претензій та заперечень. Наприклад, суд може визнати обов'язковий досудовий порядок недотриманим, якщо сторони не обмовили можливість використання адрес електронної пошти для направлення претензій та відповідей на них. Це стосується документів, що підтверджують факт надання послуг або виконання робіт (акт приймання-передачі), якщо єдиною згадкою про нього в договорі стане типова фраза, наприклад: «Акт підписується обома сторонами». Суд, як правило, не може витлумачити таке положення як згода отримувати акти електронною поштою.

У якому вигляді суд прийме електронну листування?

Якщо до матеріалів справи необхідно долучити електронну листування, то сторони, які зібрали необхідні матеріали, можуть звернутися до нотаріуса за доказами. Нотаріуси мають такі повноваження відповідно до статті 102 Основ законодавства Російської Федерації про нотаріат від 11 лютого 1993 року N 4462-I. Однак необхідно врахувати, що нотаріус не забезпечує доказів у справі, яка на момент звернення зацікавлених осіб до нотаріуса перебуває у провадженні суду чи адміністративного органу.

Якщо забезпечити цей доказ у нотаріуса вчасно не вдалося, огляд ящиків електронної пошти може здійснюватися і безпосередньо судом, найчастіше, з комп'ютера (ноутбука) зацікавленої сторони (особливо важливо, якщо встановлено поштовий клієнт, наприклад, Outlook, The Bat, Thunderbird та інші) . Крім того, суди також можуть допомогти в витребуванні доказів: наприклад, направити запити провайдерам про адреси електронної пошти, що належать сторонам, і власникам електронних поштових ресурсів про здійснений обмін даними (див. пункт 8 цієї Довідки).

Нижче зібрано основні правові позиції судів щодо прийняття електронного листування як доказ.

1. Електронне листування не приймається як доказ у справі у разі, якщо воно не було передбачено договором, у договорі немає вказівки на електронні адреси сторін, а інша сторона оскаржує існування такого листування

Між ТОВ «ЕССІЕР» та ТОВ «Торговий дім «КАМЕЯ Со» було укладено договір про надання послуг з підбору персоналу. Договір складався з трьох стадій, за виконанням кожної з яких між сторонами підписувався акт прийому-передачі послуг та замовник ТОВ «Торговий дім «КАМЕЯ Со» виплачував виконавцю ТОВ «ЕССІЕР» винагороду. Акт прийому-передачі послуг було складено лише з першої стадії договору, у наступні стадії із затвердження позивача всі документи, необхідні виконання договору, відправлялися обома сторонами електронною поштою. Відмовляючи позивачу у задоволенні його вимог, суд зазначив:

• передбачену договором просту письмову форму документообігу між сторонами;
• відсутність умов про можливість виконання договору з електронного листування;
• відсутність посилань на електронні адреси, що визначаються сторонами як допустимі для передачі будь-якої інформації;
• неможливість встановити належність адреси відповідачу та його співробітникам;
• адреса електронної пошти зареєстрована на домені kameya.ru, який є доступним для використання необмеженим колом осіб.

(див. Постанову Федерального арбітражного суду Московського округу від 17 травня 2013 р. у справі N А40-102005/12-57-977)

2. Електронне листування може підтвердити зацікавленість сторони у вчиненні правочину та служити доказом її вчинення.

ТОВ «Транспортна Компанія «Унотранс» звернулося до суду з вимогою зобов'язати ТОВ «Депо» сплатити послуги з перевезення вантажу. На доказ виконання своїх зобов'язань позивач навів договори-заявки з перевізниками та транспортні накладні. Відповідач стверджував, що договори-заявки були їм підписані і що позивач не довів факту надання послуг з перевезення відповідачу. Суд дійшов висновку, що спірний вантаж, що належав ТОВ «Депо», був отриманий у належний термін вантажоодержувачем, що у справі є докази оплати вантажоперевезень позивачем і що відповідач не навів доказів оплати послуг з перевезення вантажів ні ним, ні вантажоодержувачем і що з електронного листування сторін випливає, що ТОВ «Депо» мало інтерес до перевезення спірного вантажу та вирішувало з Компанією питання оформлення та оплати його перевезення.

У даній справі електронна листування не є основним доказом, але є підтвердженням того, що відповідач звертався до позивача саме з питання спірного вантажу та розглядав його як бік, відповідальний за організацію процесу перевезення цього вантажу, а отже, перебував у позивачем у договірних відносинах.

(див. Постанову Федерального арбітражного суду північно-західного округу від 6 травня 2013 р. у справі N А56-37916/2012)

3. У разі, якщо електронне листування не було передбачено договором, воно може бути визнане практикою взаємовідносин сторін, що склалася.

ВАТ «Хімзавод ім. Карпова» звернулося з позовом проти ТОВ «АСБТрансЕкспоНафта» щодо невиконання зобов'язань за договором постачання. Як докази виконання зобов'язань з поставки відповідач надав електронну листування сторін з приводу виконання договору (про неналежну якість поставленої продукції). Позивач заперечував проти залучення електронного листування до справи.

Суд встановив, що договір поставки між сторонами був укладений шляхом обміну документів електронною поштою: з боку позивача з електронної адреси « [email protected]», з боку відповідача з електронної адреси « [email protected]». В аналогічному порядку відповідачем було направлено позивачеві статут, свідоцтва про державну реєстрацію, постановку на податковий облік, виставлено рахунок на передоплату. У свою чергу, позивач за допомогою електронної пошти направив відповідачеві платіжні доручення про перерахування передоплати, повідомив про готовність прийняти товар. На думку суду, дана практика взаємин сторін свідчить про те, що сторони сприймали листи електронною поштою, направлені з певних IP-адрес, як вихідні від уповноважених осіб сторін.

Оцінюючи докази, надані позивачем, суд також врахував те, що позивач не надав доказів недостовірності поданого електронного листування сторін, у тому числі недостовірності наведених IP-адрес.

(Див. рішення Арбітражного судуРеспубліки Башкортостан від 08 лютого 2012 року у справі № А07-16645/2011)

4. Невизнання стороною використання електронного листування як практики, що склалася, взаємини сторін без подання підтверджуючих доказів не розглядається судом

ТОВ «Кольоровий бульвар 2» звернулося з позовом до Арбітражного суду Москви про стягнення з ТОВ «ДМ-білдинг» 972 298,54 рублів безпідставного збагачення. Електронна листування була представлена ​​відповідачем поряд з іншими доказами (акти допуску для проведення будівельно-монтажних робіт, огляди прихованих робіт, журнал виконання робіт), та була прийнята як належний доказ у справі з питань замовлення та виконання робіт в силу ст. 75 АПК РФ. Незважаючи на заперечення позивачем взаємин з ТОВ «ДМ-білдинг», позивач не надав доказів в обґрунтування своїх заперечень, наприклад, виконання цих робіт іншою організацією чи невиконання робіт. На підставі поданих документів суд зробив висновок про відносини, що фактично склалися, пов'язані з виконанням ТОВ «ДМ-білдинг» за дорученням ТОВ «Кольоровий бульвар, 2» будівельно-монтажних робіт.

5. Заперечення стороною належності електронної адреси не повинно суперечити іншим доказам

ТОВ «Торговий Дім «Тагільський» звернулося до суду позовом до ТОВ «Веб автоматика» про стягнення безпідставного збагачення. Позивач наполягав на незаключенні договору про створення сайту в мережі Інтернет. Суд дійшов висновку, що договір було укладено шляхом направлення відповідачем на адресу позивача проекту договору та рахунків, які були сплачені позивачем (тобто відбувся акцепт оферти відповідача).

Позивач стверджував, що сторонами не були узгоджені суттєві умовидоговору, однак суд встановив, що суттєві умови (предмет договору) були погоджені сторонами у листуванні електронною поштою. Позивач наводив доказ про те, що йому не відома приналежність електронної адреси, з якої велося листування. Разом з тим, саме із зазначеної електронної адреси позивачем отримано рахунки для оплати, які згодом були сплачені. Позивач стверджував, що договір не було виконано, проте суд відхилив цей аргумент, пославшись на існуючий результат робіт – веб-сайт, розроблений для позивача, та відсутність доказів, що підтверджують виконання робіт іншою компанією.

(див. Постанову Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 9 квітня 2013 р. N 09ап-9501/2013-гк у справі N А40-134500/12)

6. Приналежність адрес електронної пошти не засвідчує змісту електронного листування сторін

ТОВ «РусХОЛТС» звернулося до суду з позовом до ТОВ «Астра Трейдинг» про визнання незаключеним договору поставки, стягнення безпідставного збагачення. Доводячи факт укладання договору, відповідач посилався те що, що істотні умови може бути узгоджені окремих документах. Суд відмовив відповідачеві у задоволенні клопотання про витребування у ЗАТ «Національні телекомунікації» документів про належність позивачу адрес електронної пошти та інформацію про час отримання адресатами електронних листів. В обґрунтування своїх дій суд зазначив, що належність позивачу адрес електронної пошти не засвідчує зміст електронного листування сторін, якщо такий зміст не був зафіксований належним чином, що дозволяє достовірно встановити, що мав місце обмін конкретними поданими сторонами повідомленнями.

(див. Постанову Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 20 червня 2013 р. у справі N А56-74372/2012)

7. Для доказу факту укладання договору електронна листування повинна відображати його суттєві умови та вестись уповноваженою особою

a. ЗАТ "Центрметал" звернулося до суду до АНО "Бюро судових експертиз та незалежної оцінки" з позовом про стягнення 135 000 руб. безпідставного збагачення. Серед доказів укладання договору про проведення експертизи, поданих відповідачем, фігурувало електронне листування. Суд визнав, що електронна листування не містить відомостей про замовника та об'єкти досліджень, відображає лише спробу узгодження відносин між сторонами. Крім того, зазначене листування велося особою, повноваження якої не підтверджені. За відсутності інших доказів укладання договору, суд задовольнив вимоги позивача.
(див. Постанову Сімнадцятого арбітражного апеляційного суду від 28 листопада 2012 р. N 17ап-12557/2012-к справа n а50-11958/2012)

b. ІП Баранова О.І. звернулася до суду з позовом до ТОВ «Експерт-Ком» про стягнення безпідставного збагачення. Матеріали електронного листування були долучені до справи як докази про укладення договору, оскільки вони підтверджували, зокрема, ведення між сторонами переддоговірних переговорів, направлення на адресу представників позивача, в тому числі Черноскутова Михайла, проекту договору на оцінку, рахунку, який було сплачено платіжним. дорученням, та експертного висновку. В електронному листуванні (листи від 08.10.2012, від 09.10.2012) відправником зазначений Чорноскутов Михайло Петрович, який надсилав свої коментарі щодо висновку, він же брав безпосередню участь у всіх судових засіданнях в Арбітражному суді Свердловської області, як представник позивача, на підставі довіреності.

На підставі цих фактів суд дійшов висновку, що електронне листування містило всі істотні умови договору, а також докази його виконання, і надсилалося на адресу позивача через уповноважену особу (на належну адресу електронної пошти).

(див. Постанову Сімнадцятого арбітражного апеляційного суду від 20 червня 2013 р. N 17ап-5881/2013-гк у справі n а60-50181/2012)

8. Звернення до провайдера із запитом про визначення IP-адрес сторін і про надання лог-файлів може бути доказом виконання зобов'язань за договором

ТОВ АКГ «ЕКФАРД» звернулося з позовом до суду до ВАТ «ОГК-2» про стягнення заборгованості за договором та відсотків за користування чужими коштами. ТОВ АКГ «ЕКФАРД» надавало консультаційні послуги, надсилаючи відповіді на запитання ВАТ «ОГК-2» на адресу електронної пошти особи, від якої надійшло питання, на адресу загальної електронної пошти клієнта та/або факсом. Суд встановив провайдерів сторін та IP-адреси сторін, а також факт листування між цими IP-адресами. Як доказ останнього суду були надані роздруківки лог-файлів, що містять відомості про з'єднання між IP-адресами сторін за період дії договору про надання консультаційних послуг із зазначенням наступних реквізитів: рік, місяць, день, час, IP-адреса та номер порту, з якого передавалась інформація, IP-адреса та номер порту, на який передавалася інформація, кількість переданих байт. Суд встановив, що дата з'єднань збігалася з датами листів у реєстрі письмових відповідей, підготовленому ТОВ АКГ "ЕКФАРД", а кількість переданих кілобайт становила стосовно кожної відповіді більше 50 кілобайт. Передача даних з ІР-адреси на ІР-адресу свідчить про передачу письмових відповідей за період дії договору про надання консультаційних послуг. Суд дійшов висновку, що ТОВ АКГ "ЕКФАРД" надавало послуги за договором, незважаючи на те, що в договорі не було встановлено коло осіб, уповноважених звертатися за консультаціями.

(див. Рішення Арбітражного суду Ставропольського краю від 07.04.2013 р. у справі № А63-9031/2010).

Для визнання електронного листування як доказ у договорі необхідно передбачити:

1. Положення про вибір переважного способу зв'язку між сторонами за договором у вигляді електронної пошти;

2. Уповноважені адреси електронної пошти, з яких відбуватиметься листування, а також порядок зміни таких адрес;

3. Необхідність архівації всіх отриманих сторонами електронних повідомлень відразу після їх отримання (для запобігання відгукам та заміні електронних листів)

4. Положення про визнання сторонами сканованих та фото-копій документів рівними за юридичною силою оригіналам документів;

5. Обов'язок сторін зберігати конфіденційність паролів від електронної пошти та гарантувати відсутність можливості надсилання повідомлень третіми особами;

6. Обов'язок негайно інформувати про зміну адреси електронної пошти та про порушення режиму конфіденційності електронної пошти.

Під час виконання Договорунеобхідно:

1. Включати посилання на електронні листи (їх відправника, тему повідомлення, дату та час відправлення) до звичайних листів, наприклад, при складанні першої претензії щодо невиконання договору контрагентом важливо домогтися визнання останнім достовірності інформації, що міститься в електронному листуванні (наприклад, «Підтвердіть , будь ласка, готовність поставити товар у строк, визначений нами в електронному листі «Договір 123/2013 від ______»);

2. Зберігати оригінали документів, що надсилаються контрагенту у вигляді електронних копій.

Перед підготовкою справи до судового розглядунеобхідно:

1. Звернутися до нотаріуса за оформленням протоколу огляду електронної поштової скриньки;

2. Знайти інші докази, які можуть підтвердити інформацію, що міститься в електронному листуванні;

3. Знайти докази, що підтверджують, що електронна листування є практикою сторін, що склалася (відносини за попередніми договорами між сторонами, документи, що доводять фактичне визнання іншої сторони як кращий спосіб зв'язку);

4. Підготувати проект судового запиту до провайдера про належність сторонам адрес електронної пошти, що використовуються (правда, це буде мати сенс тільки за наявності статичних IP-адрес);

5. Підготувати проект судового запиту до власників електронних поштових ресурсів щодо наявності або відсутності факту обміну повідомленнями між сторонами у конкретні дати.

Ми сподіваємося, що вищезазначені коментарі будуть для Вас корисними. Якщо у Вас виникнуть будь-які питання у зв'язку з вищевикладеним, Ви можете зв'язатися зі мною в будь-який зручний час.

З повагою,

Тамара Воротинцева - директор з розвитку тренінгової компанії "БІЗНЕС ПАРТНЕР" (Москва). Практикуючий бізнес-тренер, автор книги «Будуємо систему навчання персоналу» та публікацій у ділових виданнях Росії, Казахстану та України. Автор інтернет-розсилки: «E-mail листування в бізнесі» на сервері subscribe.ru! Книга є практичним посібником для ділових людей, які ведуть активне листування з клієнтами та партнерами. У ній представлені інструменти, які допоможуть зробити електронне спілкування ефективним, оптимальним за часом та результатом, що максимально відповідають нормам та правилам, прийнятим у сучасній діловій спільноті. Автор дає практичні поради, ілюструє свої спостереження випадками із життя, наводить аргументовані висновки. Текст книги багатий на відомі приклади реального ділового листування. Автор ділиться своїми спостереженнями, прийомами, «хитрощами», які здатні суттєво вплинути на ефективність та результативність ділового електронного листа. Якщо ви - ділова людина і для вас важливо писати оперативно, лаконічно, грамотно, відповідно до правил хорошого ділового тону, - ця книга стане вам надійним помічником.

Книга:

Працюючи з полями «Кому» («То»), «Копія» («Сс»), «Прихована копія» («Вс»), пам'ятайте, що це важлива частина електронного листа, що впливає на подальші дії листування.

"Кому" ("Те").У цьому полі міститься адреса одержувача, якому безпосередньо адресовано лист і відомості, що містяться в ньому. Від основного одержувача автор листа і чекає на відповідь. Якщо в цьому полі вміщено два адресати, то автор листа чекає на відповідь від кожного або когось із них (майте це на увазі, якщо ваше ім'я значиться у списку одержувачів). При цьому (якщо ви відправник) майте на увазі, що включати в поле «Кому» («То») більше одного адресата не дуже доцільно. На лист, надісланий кільком адресатам, можна отримати жодної відповіді, оскільки кожен думатиме, що відповість інший.

Якщо лист адресований вам, але містить копії інших одержувачів, обов'язково використовуйте при відповіді кнопку «Відповісти всім» («Reply ALL»)! Це дозволить зберегти коло адресатів, яке окреслив ініціатор листування.

"Копія" ("Сс"). Уце поле розміщуйте адреси одержувачів, які, на вашу думку, повинні бути в курсі листування з цього питання. Ці адресати отримують інформацію лише «до уваги». Одержувач у копії зазвичай не повинен відповідати на листа, але при необхідності може це зробити.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. ЦЕ ВАЖЛИВО!

Якщо ваше ім'я знаходиться в полі «Копія» («Сс»), то, вступаючи в листування, пам'ятайте, що бувають ситуації, коли дуже важливо бути чемним. Використовуйте фрази: «Дозвольте приєднатися до обговорення» або «Дозвольте приєднатися до вашого діалогу» або «Дозвольте висловити мою думку».

"Прихована копія" ("Вс").Це поле в деяких компаніях заборонено використовувати, оскільки є інструментом, що суперечить етичним нормам спілкування. Призначення цього поля – запрошення адресату стати «таємним свідком».

Якщо у вашій діловій практиці прийнято використовувати це поле у ​​роботі, враховуйте таке. Одержувач, що знаходиться в прихованій копії, залишається невидимим для основного одержувача і для адресатів, що стоять у копії. Іноді буває незайвим відправнику та «таємному одержувачу» мати попередню домовленість (або подальшу інформованість) про причину та цілі такого способу інформування.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. ЦЕ ВАЖЛИВО!

«Прихованому» одержувачу категорично не слід листуватися з цього поля.

Сьогодні суди нерідко приймають як письмовий доказ електронну листування. Однак для цього вона повинна мати юридичну силу. Тим часом чіткі та єдині правила та методики визначення легітимності віртуальної кореспонденції досі не вироблені, що призводить до великої кількості проблем.

Розглянемо кілька способів надання електронним листам юридичної сили.

Давно минули часи, коли єдиним засобом зв'язку були листи, виконані на папері. Розвиток господарських відносин між суб'єктами економічної діяльності вже неможливо без використання інформаційних технологій. Це особливо актуально, коли контрагенти знаходяться у різних містах чи навіть країнах.

Спілкування у вигляді електронного зв'язку сприяє зниженню матеріальних витрат, і навіть дозволяє у найкоротші терміни виробити спільну позицію з питань.

Однак такий прогрес не варто розглядати лише з позитивного боку. Між суб'єктами економічних відносин нерідко виникають різні суперечки, їх вирішення звертаються до судові інстанції. Суд виносить рішення на основі оцінки доказів, наданих сторонами.

При цьому аналізуються відносність, допустимість, достовірність кожного доказу окремо, а також достатність та взаємний зв'язок доказів у їхній сукупності. Це правило закріплено як і АПК РФ (п. 2 ст. 71), і у ЦПК РФ (п. 3 ст. 67). У процесі визначення допустимості та достовірності наданих доказів суд часто ставить питання, вирішення яких значною мірою впливає на результат справи.

Використання електронного документообігу у відносинах суб'єктів господарювання регламентовано нормами ДК РФ. Зокрема, у п. 2 ст. 434 зазначено: договір у письмовій формі може бути укладений шляхом обміну документами у вигляді електронного зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором.

Відповідно до п. 1 ст. 71 ЦПК РФ та п. 1 ст. 75 АПК РФ письмовим доказом є містить відомості про обставини, що мають значення для розгляду та вирішення справи, ділова кореспонденція, виконана у формі цифрового запису та отримана за допомогою електронного зв'язку.

Для використання електронних документів у судочинстві потрібне дотримання двох умов. По-перше, як уже вказувалося, вони повинні мати юридичну силу. По-друге, документ має бути доступним для прочитання, тобто містити загальнозрозумілу та доступну для сприйняття інформацію.

Ця вимога випливає з загальних правилсудочинства, що передбачають безпосередність сприйняття суддями інформації із джерел доказів.

Найчастіше суд відмовляє у долученні як докази до матеріалів справи електронного листування, що не відповідає наведеним умовам, і згодом виносить рішення, яке не задовольняє законні вимоги заінтересованої сторони.

Розглянемо основні способи легітимації електронного листування до і після початку провадження у справі.

Робота з нотаріусом

Якщо провадження у справі ще не почалося, то для надання електронного листування юридичної сили потрібно залучити нотаріуса. В абзаці 1 ст. 102 Основ законодавства про нотаріат (Основи) сказано, що на прохання заінтересованих осіб нотаріус забезпечує докази, необхідні в суді або адміністративному органі, якщо є причини вважати, що подання доказів згодом стане неможливим чи скрутним. А в абзаці 1 ст. 103 Основ обумовлено, що у порядку забезпечення доказів нотаріус здійснює огляд письмових та речових доказів.

Відповідно до абзацу 2 ст. 102 Основ нотаріус не забезпечує докази у справі, яка у момент звернення до неї зацікавлених осіб перебуває у провадженні суду чи адміністративного органу. В іншому випадку суди визнають нотаріально засвідчене електронне листування неприпустимим доказом (Постанова Дев'ятого ААС від 11.03.2010 № 09АП-656/2010-ГК).

Виходячи з ч. 4 ст. 103 Основ забезпечення доказів без повідомлення однієї із сторін та зацікавлених осіб провадиться лише у випадках, які не терплять зволікання.

У порядку огляду доказів складається протокол, у якому крім докладного описудій нотаріуса також повинні міститися відомості про дату та місце проведення огляду, нотаріуса, що проводить огляд, про зацікавлених осіб, які беруть участь у ньому, а також перераховуватися обставини, виявлені під час огляду. Самі електронні листи роздруковуються та підшиваються до протоколу, який підписується особами, нотаріусом, що беруть участь у огляді, та скріплюється його печаткою. З огляду на Визначення ВАС РФ від 23.04.2010 № ВАС-4481/10 нотаріальний протокол огляду електронної поштової скриньки визнається належним доказом.

В даний час далеко не всі нотаріуси надають послуги із засвідчення електронних листів, а вартість досить висока. Для прикладу: один із нотаріусів міста Москви стягує 2 тис. рублів за одну сторінку описової частини протоколу.

Зацікавлена ​​у забезпеченні доказів особа звертається до нотаріуса з відповідною заявою. У ньому має бути вказівка ​​на:

• докази, що підлягають забезпеченню;
• обставини, що підтверджуються цими доказами;
• підстави, якими потрібно забезпечення доказів;
• відсутність на момент звернення до нотаріуса справи у провадженні суду загальної юрисдикції, арбітражного суду чи адміністративного органу.

Нотаріуси проводять огляд вмісту електронної скриньки або дистанційно, тобто використовують віддалений доступдо поштового сервера (ним може бути сервер провайдера, що надає послугу електронного зв'язку за договором; поштовий сервер реєстратора доменного імені або безкоштовний поштовий інтернет-сервер), або безпосередньо з комп'ютера зацікавленої особи, на якій встановлено програму роботи з електронною поштою (Microsoft Outlook, Netscape Messenger та ін).

При віддаленому огляді, крім заяви нотаріуса, можуть знадобитися дозволи від реєстратора доменного імені або інтернет-провайдера. Все залежить від того, хто саме підтримує роботу поштових скриньок або електронного поштового сервера за договором.

Запевнення у провайдера

Постановами Дев'ятого ААС від 06.04.2009 № 09АП-3703/2009-АК, від 27.04.2009 № 09АП-5209/2009, ФАС МО від 13.05.2010 № КГ-А41/4138-1 , якщо вона засвідчена у інтернет-провайдера або у реєстратора доменного імені, які відповідають за керування поштовим сервером.

Провайдер або реєстратор доменного імені засвідчує електронну листування на запит зацікавленої сторони лише в тому випадку, якщо керує поштовим сервером і таке право прописане в договорі на надання послуг.

Однак обсяг електронної кореспонденції може бути досить великим, що, у свою чергу, здатне утруднити процес надання документів на паперових носіях. У зв'язку з цим, суд іноді допускає надання електронної кореспонденції на електронних носіях. Так, Арбітражний суд Московської області, виносячи Рішення від 01.08.2008 у справі № А41-2326/08, посилався на допустимість електронного листування, наданого до суду на чотирьох CD-дисках.

Але при розгляді справи в апеляційній інстанції Десятий ААС Постановою від 09.10.2008 у справі № А41-2326/08 посилання на електронне листування визнав необґрунтованим і скасував рішення суду першої інстанції, вказавши, що заінтересована сторона не представила договором.

Таким чином, електронні листи, що стосуються предмета спору, мають бути подані до суду письмово, а всі інші документи можуть бути подані на електронних носіях.

Довести факти, викладені у віртуальній кореспонденції, допоможе підтвердження змісту листів шляхом посилань на них у подальшому паперовому листуванні. Застосування інших письмових доказів висвітлено у Постанові Дев'ятого ААС від 20.12.2010 № 09АП-27221/2010-ГК. Тим часом суд, розглядаючи справу та оцінюючи надані сторонами докази, має право не вважати допустимим паперове листування з посиланнями на електронну кореспонденцію.

Він лише бере її до уваги та виносить рішення на підставі комплексного аналізу всіх пред'явлених доказів.

За допомогою до експерта

Якщо провадження у справі вже почалося, то надання електронної кореспонденції юридичної сили необхідно скористатися правом залучення експерта. У п. 1 ст. 82 АПК РФ регламентовано, що з роз'яснення виникаючих під час розгляду справи питань, потребують спеціальних знань, арбітражний суд призначає експертизу за клопотанням особи, що у справі, чи з дозволу що у ньому осіб.

Якщо призначення експертизи передбачено законом або договором, або потрібне для перевірки заяви про фальсифікацію поданого доказу, або якщо необхідне проведення додаткової чи повторної експертизи, арбітражний суд може призначити експертизу з власної ініціативи. Призначення експертизи з метою перевірки наведених доказів передбачено також ст. 79 ЦПК України.

У клопотанні на призначення судової експертизи слід зазначити організацію та конкретних експертів, які її здійснюватимуть, а також коло питань, для вирішення яких зацікавлена ​​сторона вирішила звернутися до суду про призначення експертизи. Крім того, слід подати інформацію про вартість, строки такої експертизи та внести на депозит суду повну суму на її оплату. Залучений експерт повинен задовольняти вимоги, встановлені для нього у ст. 13 Федерального закону«Про державну судово-експертну діяльність у Російської Федерації».

Залучення до матеріалів справи як доказ висновку експерта про справжність електронного листування підтверджується судовою практикою (Рішення Арбітражного суду міста Москви від 21.08.2009 у справі № А40-13210/09-110-153; Постанова ФАС МО від-2 / 14271-09).

На підставі договору

У п. 3 ст. 75 АПК РФ зазначено, що документи, отримані за допомогою електронного зв'язку, визнаються як письмові докази, якщо це прописано в договорі між сторонами. Відповідно, необхідно вказувати, що сторони визнають рівну з оригіналами юридичну силу листування та документів, отриманих за допомогою факсимільного зв'язку, Інтернету та інших електронних способів зв'язку. При цьому в договорі має бути визначена адреса електронної пошти, з якої йтиме електронне листування, та інформація про довірену особу, уповноважену на її ведення.

У договорі треба прописати, що зазначена адреса електронної пошти використовується сторонами не лише для робочого листування, а й для передачі результатів робіт, що підтверджується позицією ФАС МО у Постанові від 12.01.2009 № КГ-А40/12090-08. У Постанові Дев'ятого ААС від 24.12.2010 № 09АП-31261/2010-ГК наголошено, що у договорі має бути обумовлена ​​можливість використання електронної пошти для затвердження технічного завданнята пред'явлення претензій до якості наданих послуг та виконаних робіт.

Крім цього, сторони можуть передбачити у договорі, що повідомлення та повідомлення, надіслані електронною поштою, визнаються ними, але повинні додатково підтверджуватись протягом певного терміну кур'єрською або рекомендованою поштою (Постанова Тринадцятого ААС від 25.04.2008 № А56-42419/2007).

Підсумовуючи, можна сказати, що на сьогоднішній момент склалася практика застосування судами електронної кореспонденції як письмовий доказ. Однак, враховуючи вимоги процесуального законодавства щодо допустимості та достовірності доказів, віртуальне листування приймається судом до уваги, лише якщо має юридичну силу.

У зв'язку з цим виникає велика кількість проблем, оскільки єдиної методики визначення легітимності електронної кореспонденції досі не сформовано. Право зацікавленої сторони звернутися до нотаріуса з метою забезпечення доказів закріплено, але немає нормативного акта Міністерства юстиції РФ, який регламентує порядок надання нотаріусами таких послуг. В результаті немає і єдиного підходу до визначення їх вартості та формування чіткого механізму реалізації цього права.

Існує кілька способів надання електронного листування юридичної сили з метою її надання як доказ у суді: забезпечення електронної кореспонденції у нотаріуса, завірення в інтернет-провайдера, шляхом посилань на електронні листи у подальшому паперовому листуванні, а також підтвердження їх справжності судової експерти.

Грамотний підхід до своєчасного забезпечення електронного листування як письмовий доказ дозволить суб'єктам господарювання в повному обсязі відновити свої порушені права при вирішенні спорів.

Для здійснення покупок в інтернеті на англомовних торгових майданчиках: аукціон eBay, гіпермаркет Amazon , китайський Aliexpress , та й сотні інших, досконалі знання англійської мовизовсім не обов'язкові. Описи товарів цілком можна перекласти автоматичним перекладачем типу translate.ru або ж просто, за допомогою будь-якої пошукової системи знайти аналогічний товар у російськомовному сегменті інтернету з вже переведеним описом. Листування ж із продавцями на eBay та персоналом інтернет-магазинів зазвичай зводиться до стандартних фраз.

Ми спробували скласти невеликий «розмовник» з набором фраз, що найчастіше використовуються, і виразів, які ви можете використовувати для типових ситуацій. Фрази складені максимально просто, щоб при необхідності завжди могли «сконструювати» потрібний лист.

1. Чемність не завадить у будь-яких ситуаціях. Намагайтеся завжди починати своє повідомлення вітанням, а закінчувати прощанням та підписом.
2. У листі завжди має бути конкретика, пам'ятайте, що у людей, до яких ви звертаєтеся, як правило, ви не єдиний клієнт. Тому завжди вказуйте ідентифікатор товару(ів), яких стосується лист: це може бути номер лота на eBay, внутрішній номер товару в інтернет-магазині, крайньому випадкупросто вставте стандартний URL-посилання на товар. У листі після слова товар – item, ви завжди можете вставити номер чи посилання у дужках.
3. Якщо ваші знання в англійській залишають бажати кращого - не варто будувати складні конструкції. У цьому випадку стислість - ваш коник. Використовуйте прості фрази.
4. Неповагу, хамство, грубість, погрози ніколи не приносять користі. Намагайтеся ніколи не спалювати останній міст образами, навіть у найскладнішій і здавалося б безвихідній ситуації. Це не у ваших інтересах – адже все може змінитися. На eBay грубість і образи караються, а через загрози обліковий запис користувача може бути заблокований.
5. Постарайтеся, щоб лист був аргументованим. Не робіть голослівних тверджень, заяв, не висуйте необґрунтованих вимог. Все написане підкріплюйте фактами.

Шаблони листів та стандартні фрази іншими мовами

Стандартні фрази

Питання про товар, що купується

Оплата товару

Доставка. Страховка. Митниця

Посередники

Скасування угоди

Товар не отриманий/не відповідає опису. Диспути. Повернення

Обмін відгуками

Стандартні фрази для позитивного відгуку

Стандартні фрази для негативних відгуків