Інформаційний лист англійською мовою. Ділові листи англійською мовою

У наші дні безліч компаній мають іноземних партнерів чи закордонні філії, тому знання секретарем чи особистим помічником англійської мови не віяння моди, а нагальна потреба. Сьогодні ми поговоримо про те, як правильно готувати деякі види документів, які часто доручаються секретареві.

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Службова записка (memorandum)‑ це письмові повідомлення усередині компаній або в межах підрозділів компанії. Вони зазвичай призначені для оголошень, обговорення бізнес-процесів, подання звітності про роботу компанії, поширення інформації серед співробітників. Службова записка є публічним документом, тому не слід у ній писати будь-яку конфіденційну інформацію.

При написанні зазвичай використовується неофіційний стиль. Службова записка не повинна бути надто короткою та надмірно офіційною, проте лаконічність вітається. Структура службової записки така: найбільш важливу інформацію розміщують у першому абзаці, а наступних абзацах роз'яснюють її докладніше. У всіх службових записках є такі елементи:

• одержувач:з вирівнюванням по лівому краю, у верхній частині сторінки;
• відправник:з вирівнюванням по лівому краю безпосередньо під одержувачем;
• дата:з вирівнюванням по лівому краю під відправником;
• тема:з вирівнюванням по лівому краю під датою.

Для службових записок прийнято використовувати білий папір для друку, формату А4 або меншого (службові записки повинні бути розміщені в лотках для вхідних документів).

Не захоплюйтеся надсиланням надмірної кількості службових записок – пам'ятайте, що кожен співробітник зайнятий і має свою роботу. Дехто думає, що службові записки є ефективними інструментами управління, проте це не зовсім так. Хоча службові записки допускається використовувати для спрямування роботи та пропозицій, критику та похвалу краще висловити людині особисто.

Незважаючи на те, що більша частина інформації сьогодні передається електронною поштою за допомогою введення повідомлення в поле для листа, використання прикріплених службових записок (документів) залишається важливим елементом у діловому листуванні. При надсиланні документів електронною поштою не забувайте про правильне їх оформлення (Приклади 1, 2).

ПРИКЛАД 1

ПРИКЛАД 2

Заява про звільнення

Заява про звільнення (resignation letter)- це офіційний документ, яким співробітник повідомляє про звільнення з посади або з підрозділу. Воно подається безпосередньому керівнику. Якщо компанія є іноземною, заява може бути написана англійською мовою.

Чому необхідно обов'язково подати заяву про звільнення? Насамперед для того, щоб зберегти добрі стосунки з роботодавцем та організацією, в якій ви працювали, та отримати позитивну характеристику (рекомендаційні листи). Навіть якщо в деяких компаніях достатньо усного повідомлення про звільнення, заява про звільнення може бути збережена роботодавцем та працівником та використана в юридичному аспекті за потреби.

Існує безліч варіантів написання заяв англійською мовою, проте все залежить від конкретної компанії та прийнятих норм ведення діловодства. Але є важливі моменти: наприклад, у тексті заяви повинні обов'язково бути дата звільнення, дата написання та особистий підпис.

Наприкінці заяви необхідно обов'язково вказати копії, які адресуються іншим особам, окрім безпосереднього керівника (наприклад, менеджера з персоналу або голови компанії).

Заява про звільнення має бути написана грамотно та лаконічно у діловому стилі, заснованому на строгих мовних особливостях, властивих сучасній англійській мові.

Однак зазначимо, що головне в цій ситуації – вміти попрощатися з компанією на добрій ноті. Це одна із складових кар'єрного успіху та професійного зростання.

Нижче наведено сучасну стандартну заяву про звільнення англійською мовою, складену у Великій Британії (Приклад 3).

ПРИКЛАД 3

Електронне листування

Сучасні електронні повідомлення, що пересилаються співробітниками один одному поштою, як правило, досить короткі, можуть бути і офіційними, і неформальними. Але навіть якщо лист неофіційний, він має бути акуратним та зручним для прочитання та засвоєння інформації.

Нижче наведено кілька варіантів стандартного оформлення електронних повідомлень (початку та закінчення) залежно від адресата, поточних завдань та ваших взаємин.

Люди писали один одному листи з давніх-давен. За листами можна судити про характер людини, її освіту, захоплення, а головне – про те, наскільки добре вона володіє мовою, якою пише. Ті, хто вивчають мову, рано чи пізно зіткнуться з необхідністю дізнатися, як правильно писати листи англійською.

Лист може знадобитися при вступі до вищого навчального закладу за кордоном, при складанні мовного іспиту, при влаштуванні на роботу. Але не тільки у світі ділового спілкування важливо знати, як писати листа англійською. Неформальне листування також може вплинути на ваше життя, спілкування з друзями та знайомими. За вашими листами про вас судитимуть ті, хто їх читає. Бажаєте залишити приємне про себе враження? Ми познайомимо вас із основними правилами листування англійською мовою. Варто також повторити. Перш ніж розпочати писати листа, необхідно визначити, з якою метою ви це робите, а значить – визначити тип листа.

Типи листів англійською

Усі листи можна розділити на особисті (Personal letter) та ділові (Business letter). Про листування з партнерами з бізнесу та головних табу ділового листування ми розповідали раніше, сьогодні більш детально обговоримо правила особистого листування. Чи існують загальні суворі правила написання листів англійською мовою? Якщо йдеться про особисте листування, відповідь очевидна – ні. Це в діловій документації, спілкуванні з партнерами з бізнесу часто використовуються шаблони листів англійською. Особисте листування – це ваша особиста справа, вибачте вже за тавтологію. І все ж є кілька порад, які допоможуть зробити листування приємнішим для вас і людини, з якою ви ведете епістолярну бесіду. Крім того, якщо ви – новачок у світі англійської, перші листи все ж таки краще спробувати писати за допомогою шаблонів.

Зрозуміло, потік свідомості – річ хороша, але у творах Джойса. Якщо хочете, щоб вашого листа було дочитано до кінця – поважайте адресата. Намагайтеся зробити текст зручним для читання. Конструкція листа англійською мовою – такий самий важливий елемент, як і зміст, який ви вкладаєте у написані слова.

У листі, як правило, є такі структурні елементи:

• звернення – окремий рядок
• короткий вступ (у якому можна послатися на попередні контакти, раніше написані листи тощо) – окремий абзац
• основна частина – кілька абзаців
• висновок – окремий рядок
• завершальна фраза – окремий рядок
• підпис (тільки ім'я) – окремий рядок
• у правому верхньому куті варто вказати адресу автора та дату під адресою

Пропонуємо зразок листа англійською мовою з такою структурою:

Форма звернення завжди залежить від ступеня знайомства з особою, до якої ви звертаєтесь у листі. Наведемо кілька прикладів.

• Dear John! – звернення до друга, родича
• Dear Sir- Звернення, якщо цей Джон - ваш начальник. Офіційне звернення.
• My dear Sir – звернення, яке можна використовувати в особистому листуванні з іронією
• Dear Mr. Smith- Офіційне звернення до малознайомої людини (ви не знаєте, хто такий Джон)

Порада 3. Кілька важливих моментів, на які варто звернути увагу

1. Якщо ви не знаєте стать адресата – напишіть його прізвище повністю: Dear T.K. Spinazola

2. Якщо не знаєте, яке скорочення краще використовувати: Miss або Mrs, оскільки вам невідомо, чи одружена жінка, використовуйте нейтральне Ms.

3. Якщо пишіть лист двом людям, вкажіть обидва назви у зверненні

4. Ці звернення не можна скорочувати: Profesor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Ці звернення ніколи не можна використати повністю Mr., Ms., Mrs. та Dr.

Для того, щоб правильно написати листа вперше, непогано мати під рукою зразок листа англійською мовою.

Шаблонні фрази для написання листів

5 шаблонів вступних фраз:

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you.
• Відмінно для вашого довгого листа. Це було дійсно велике для того, щоб всі ваші новини, після того, як ви не хотіли від вас для ages….
• Sorry I haven't written for so long but….
• I був дійсно pleased to hear that…

Ці фрази є нейтральними, з них ви можете почати лист до будь-якого адресата. Іноді буває важко підібрати слова, особливо, якщо пишеш не рідною мовою. Шаблонні фрази допоможуть вам структурувати текст листа, правильно оформити думки.

5 шаблонів заключних фраз:

• I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
• Please give/send my regards (love) to your….
• And write and tell me your plans for….
• Write back soon!
• Якщо ви хотіли б думати про те, що це, я хотів, щоб потрапити мені.

Шаблон листа з проханням дати пораду (5 варіантів):

• I am writing to ask for your advice
• Can you give me your advice?
• I've got a problem and I need your advice.
• What do you think I should do?
• Do you think I should…?

Фрази для різних листів:

Незважаючи на те, що написані від руки послання майже повністю витіснені електронними, друкованими варіантами, правила в їхньому оформленні та коректному викладі не змінилися. Діловий лист, особливо англійською, складається за суворими принципами, які порушувати не варто. Адже від ділового листа залежить дуже багато: правильна реакція на скаргу, справедливе задоволення позову, укладання договору, ще багато важливих життєвих моментів.

Діловий лист англійською можна назвати «обличчям» відправника, яким одержувач зустріне автора. Яким буде це «обличчя»: акуратним, зрозумілим, ввічливим, або ж грубим і хаотичним – залежить результат справи.

Основні види ділових листів, їх цілі

Оформлення ділового послання залежить ще й від виду листа, хоча правила для всієї бізнес-листування практично однакові. Які ділові листи найчастіше пишуться?

Enquiry letter

Його пишуть, якщо цікавляться деталями інформації про товари, послуги.

Complaint letter

У такому листі – скарга на отримані товари/послуги, опис конкретних претензій та список вимог щодо їх задоволення.

Reply letter

Або по-іншому зване reply quotation. Текст такого послання надсилається у відповідь на enquiry letter і містить інформацію, про яку було зроблено запит.

Application letter

Або statement letter. Представляє собою заяву за бажання влаштуватися працювати, вступити до навчального закладу, стати членом команди працюючих з однієї метою.

Acceptance letter

Даний вид ділового листа – відповідь на заяву із позитивною відповіддю. У ньому повідомляється, що претендент прийнятий на роботу, навчання.

Refusal letter

Прямо протилежне до попереднього, тобто відмова відправнику заяви.

Thank you letter

Цей текст містить подяку за послуги, якісний товар, допомогу у вирішенні різних питань бізнесу.

Commercial letter

Або комерційної позиції. У ньому звертаються в офіційній формі до потенційного партнера з бажаного ділового співробітництва. У листі розкриваються переваги цієї співпраці, пропонуються конкретні умови.

Сюди ж можна віднести лист у продовження.

Congratulation letter

Основні принципи оформлення

При оформленні ділового листа, окрім чітких правил, є ще безліч нюансів, які треба обов'язково враховувати. Графічне оформлення та стиль листа, при недотриманні цих тонкощів, можуть негативно вплинути на результат спілкування та на подальшу ділову співпрацю.

1. Останнім часом скасовано правило «червоного рядка»тобто новий абзац тепер прийнято писати без відступу зліва. Це стосується як викладених від руки текстів, і надрукованих.

2. Лист не повинен виглядати як суцільний «простирадло».Суцільний текст, особливо якщо це стосується ділового листування, є важким до візуального сприйняття і банально дратує.

3. У ділових листах неприпустимі скорочення, прийняті у промові чи неофіційному листуванні. Однак, для надання листа доброзичливого відтінку, можна видалити деякі, якщо їх відсутність не позначиться на розумінні сенсу.

Наприклад:

Looking forward to your answer (З нетерпінням чекаю на вашу відповідь) – відсутність підлягає (без втрати сенсу) дозволено.

4. Якщо тон листа від початку взято суворо офіційний, не можна потім переходити більш вільний.І навпаки: коли в «шапці» (вступі) тексту було обрано трохи розкутий стиль, не потрібно потім приголомшувати отримувача різким переходом на дуже строгий тон.

5. Текст розбивається на абзациза принципом "нова думка - новий абзац", між ними обов'язкові рядки-прогалини. Якщо об'єм листа великий і все не міститься на одній сторінці, категорично не можна намагатися викласти все на одному аркуші та прибирати пробіли. Текст із правильно дотриманими абзацами на двох (або більше) сторінках – правильний варіант; лист без пробілів, але на одній сторінці неприпустимий.

6. Якщо у дружньому посланні спокійно можна викласти кілька питань, порушити різні теми, то в офіційному листі це робити не можна. За наявності кількох проблем слід виділити за важливістю головне і саме цьому присвятити один текст.Навіть лише дві теми не варто об'єднувати в один лист – краще написати два окремі.

7. Діловий лист має бути максимально коротким.Не треба «розтікатися думкою по древу», у фарбах розписуючи претензії чи розповідаючи про враження – лише факти й у справі.

8. Навіть якщо зміст тексту негативний, тон його залишається чемним. Вживання сленгу, емоційно забарвлених ідіом, також неприпустимо.Не рекомендується використовувати в офіційному листі: наприклад, замість go on краще написати continue.

Крім вище переліченого, вкрай важлива графічна структура листи, тут правила єдині обов'язкові до дотримання.

Правильна структура

1. Звернення

Першим рядком йде звернення, що починається на Dear. Це зовсім не «дорогий», як свідчить прямий переклад: слово означає «шановний».

При вказівці посади отримувача всі слова пишуться з великої літери.

Dear Shift Manager– Шановний менеджер зміни.

Коли текст складається без конкретної інформації про посаду чи ім'я, прізвище адресата, слід писати:

Dear Sir– послання буде надіслано особі чоловічого роду;

Dear Sirs– звернення, якщо лист призначений групі чоловіків.

Dear Madam- Якщо одержувач жінка. Або ж Dear Madams, коли передбачається офіційне спілкування із суто жіночим колективом.

Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson)- Відоме прізвище одержувача (або одержувачки). Коли автор листа знає про заміжній статус жінки, можна написати перед прізвищем Mrs. Лист призначений незаміжній особі – допустимо Miss. Однак у сучасному діловому листуванні з'явилося негласне правило: вважається неввічливим акцентувати сімейний стан жінки, в бізнес листі звернення до неї краще почати з Ms.

Dear Dimitri– початок листа з імені дозволено, якщо співрозмовник – давній діловий партнер, добре знайомий автору.

2. Передмова

Другий абзац - передмова, що містить строго одну пропозицію. Тон його доброзичливий, навіть якщо зміст листа буде негативним.

Буде виявлено вашу patience, але ми повинні серйозні умови для вирішення відповіді. – Ми цінуємо ваше терпіння, на затримку відповіді були серйозні причини.

Якщо ви заперечуєтесь, що ваше використання електронної пошти, ваше слово є написано дуже професійно. – Дякуємо вам за те, що надіслали нам заявку, ваше резюме написане дуже професійно.

3. Головна частина. Головна думка

Третя частина ділового листа, яка може містити кілька абзаців – головна, у ній викладається основна думка. З одного боку, потрібно максимально точно та докладно викласти суть, з іншого – уникати громіздких фраз, непотрібних деталей. Краще замість спонукальних пропозицій вживати фрази з would/could/should.

Наприклад:

Please send me the details of order №… (Будь ласка, надішліть мені деталі постанови №…) – не рекомендується.

Would you be so kind to send me… (Чи не будете ви так добрі надіслати мені…) – набагато найкращий варіант.

При негативній інформації листи обов'язкові вирази, що згладжують негативний тон. Ніхто не знає, як розвиватимуться стосунки з одержувачем далі: сьогодні контракт розривається, чи співробітника звільняють, а через якийсь час ситуація може змінитися. Тому обов'язкові вирази типу:

We are very sorry – Наші величезні вибачення;

Unfortunately – На жаль;

We apologize for… – Просимо вибачення за…

4. Висновок

Передостання частина ділового листа – короткий висновок. Воно, як і вступ, складається з однієї пропозиції, максимум двох у поодиноких випадках. Цей абзац містить спільну думку листа та мотивує на подальше спілкування.

I hope that our cooperation will be very effective. – Сподіваюся, що наша співпраця буде дуже ефективною.

Looking forward for your answer to my complaint. – З нетерпінням чекаю вашої відповіді на мою скаргу.

5. Фрази ввічливості та підпис

Закінчується діловий лист двома частинами, у першій йде фраза ввічливості, наприклад:

Best regards – З найкращими побажаннями;

Thanks a lot for the cooperation – Велика подяка за співпрацю;

With respect and best regards – З повагою та найкращими побажаннями.

Важливо: після фрази ввічливості ставиться кома, після імені та прізвища з переходом до посади – ні. Спочатку пишуться ім'я та прізвище, потім посада, ніколи навпаки.

Наприклад:

Kind regards,

Peter Makhon

Pit Boss

З найкращими побажаннями,

Пітер Махон

Менеджер зміни.

Приклад листа-скарги

Нижче наведено приклад ділового листа-скаргу:

I am writing in order to info you that today in the morning I received my package, and I have complaintfor your shop.

When I came to our post office, я був дуже переповнений, що мої пакети були зроблені і taped. Postalworker чекає на мене офіційний лист, що мій пакет був отриманий як (якщо я збираюсь). І відкрито пакет і зроблено його empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make full refund to мою кредитну картку.

Unfortunately, я не можу отримувати хорошівід вас, але я не бачу, що це не ваш бік.

Як деякий час, як ви здобудете мої гроші, я буду вести ваші великі зірки в backback.

Yours faithfully,
Mira Simonian.

Шановні панове!

Пишу з метою поінформувати вас, що сьогодні вранці я отримала свою посилку, і я маю претензію до вашого магазину. Працівник поштового офісу видав мені офіційний лист, що посилка була доставлена ​​в такому вигляді (скрин додаю).

Я відкрила посилку і виявила, що вона порожня. Де мій телефон, який я купила? Підозрюю, його вкрали. Будьте так добрі зробити повне повернення коштів на мою кредитну картку. На жаль, я не отримала від вас товару, але впевнена – це не ваша вина.

Як тільки вами буде повернено гроші, я у відкликанні поставлю максимально хороші оцінки.

З великою повагою,
Світу Симонян.

Вітаємо! Тепер ви вмієте писати ділові листи.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Навіть для людей, які впевнено знають англійську мову, важко вперше писати формальні поштові листи або email. Що вже говорити про початківців, які мають вкрай вузький словниковий запас. Сьогоднішній матеріал допоможе грамотно скласти текст усім, хто бажає завести з іноземцями ділове або менш формальне листування. Ми розберемо всі тонкощі про те, як розпочати лист англійською: вивчимо стандартні кліше, розглянемо різницю у соціальних статусах та зверненнях, а також врахуємо всі необхідні норми пунктуації.

За правилами, структура листа англійською починається із вказівки адрес одержувача/відправника та дати. Тому спочатку розберемо саме ці пункти.

Відправник

Крім конверта, адреса відправника може розташовуватися у верхньому правому куті листа. Для передачі російських позначень не користуються перекладом слів, оскільки писати адресу англійською слід транслітерацією. Тобто російські слова записують латинськими літерами. Виняток роблять лише для назви країни та відомих міст.

Також допускається повністю числове позначення дати у листі. Але при цьому важливо пам'ятати, що в Америці в таких записах першою йде вказівка ​​на місяць.

• 07.10.2017 – 7 жовтня 2017(англійське сприйняття)
• 07.10.2017 – 10 липня 2017(Американське сприйняття)

Одержувач

Адреса одержувача листа пишуть ліворуч, безпосередньо перед початком основного тексту.

Якщо ми пишемо лист із Росії до Англії, то побудова адресного запису відбувається за таким принципом:

• Ім'я та прізвище, або назва установи;
• № будинку, назва вулиці, № квартири чи офісу;
• Місто та поштовий індекс;
• Вказівка ​​країни.

Розглянемо приклади того, як виглядає адреса в англійській для особистого листування або ділової кореспонденції із установою.

У діловому листі конкретної особи перед особистими даними ставиться відповідне звернення: Mr, Ms тощо.

Як розпочати лист англійською – вітальні кліше

*Важливо відзначити, що звернення завжди пишуться у скороченій формі, неприпустимо застосування конструкцій Mister, Mistress + прізвищеі т.п.

** Для звернення до жінки також можуть використовуватись слова Mrsі Miss, що підкреслюють її сімейний стан: Mrs- Заміжня,Miss - незаміжня. Однак частіше використовується нейтральне Ms.

*** Зверніть увагу на знаки пунктуації. У всіх зверненнях це коми, але в даній конструкції завжди використовується двокрапка. Причому пропозиція не продовжується, а з нового рядка автор починає основний текст листа.

Отже, ми дізналися безліч способів, як почати листа англійською для ділового листування або особистої. Розглянемо комбінації, які дозволяють англійською коротко висловити суть та ввічливо завершити послання.

Причини листа та ввічливе прощання

Про особисті листи розповідати не будемо, тому що в них можуть розповідатися різні обставини. А ось діловий лист англійською мовою має стандартні висловлювання, які можна використати для різних ситуацій.

Люди ділової сфери цінують свій час, тому відразу після звернення необхідно розкрити суть вашого листа. Залежно від контексту, для вираження цілі послання можна скористатися однією з наведених нижче фраз.

Після того, як ви висловили своє ввічливе повідомлення, необхідно на гідній ноті завершити послання. Наведемо кілька прикладів, як пишеться кінцівка листа англійською.

І, звичайно, за правилами гарного тону слід обов'язково підписати своє послання. Заключний підпис в англійському листі може виглядати так:

• Yours sincerely – З щирою повагою(До знайомого співрозмовника);
• Yours faithfully – З повагою(До незнайомого адресату);
• Best wishes – З найкращими побажаннями(Нейтральне висловлювання);
• Kind regards – З добрими побажаннями(менше формальний відтінок);
• Warmest regards – З найтеплішими побажаннями(неформальне спілкування).

На основі наведених прикладів, можна легко скласти зразок повного листа та гідно провести офіційне листування з бізнес-партнерами або посадовими особами в установах. Успіхів у вдосконаленні мови та налагодженні ділових зв'язків!

Відео

Перегляди: 1 114

Одне з найскладніших завдань у англійській, а й у російській - ведення ділової листування й у принципі написання листів у формальному стилі. У цій статті ми розповімо вам, як правильно написати лист-прохання (letter of request) та лист-заяву (letter of application) англійською мовою, дамо списки фраз, які допоможуть швидко та грамотно скласти такі листи, а також докладемо приклади листів.

Лист-прохання англійською мовою. Letter of request

Лист-прохання (letter of request, letter of request of permission) - одне із видів ділового листування, який використовують у разі, якщо виникає потреба звернутися за:

1. Дозвіл на використання будь-яких матеріалів, що юридично належать іншим особам.
2. Дозвіл на проведення співбесіди чи зустрічі.
3. Допомога в організації або проведенні заходу.
4. інформацією (уточнювальними документами, відомостями про вартість певного товару, його наявність у каталозі тощо).
5. Радою щодо будь-яких організаційних дій чи рішень.
6. Порадою до експерта в будь-якій галузі.

На початку листа слід вказати вашу адресу (назву та адресу компанії, яку ви представляєте), а потім - назву та адресу компанії, до якої ви звертаєтесь.

Кожен пункт листа-прохання англійською має бути представлений окремим параграфом. У першому параграфі позначте мету вашого листа. Будьте ввічливими, але прямолінійними. Важливо писати сутнісно, ​​зберігаючи офіційно-діловий стиль.

Якщо це доречно, вкажіть граничний термін виконання вашого запиту, а також надайте уточнюючу інформацію про себе та ситуацію, що склалася. Додайте ваш телефонний номер та адресу електронної пошти та запропонуйте зв'язатися з вами у разі виникнення будь-яких питань.

Завершіть лист, подякувавши одержувачу за допомогу та увагу, приділену даному прохання.

У листі-проханні англійською ви можете використовувати наступні фрази:

Приклад листа-прохання англійською про дозвіл:

Приклад листа-прохання

Лист-заява англійською мовою. Letter of application

Лист-заява (letter of application, letter of application for a course) найчастіше є додатком до резюме, але він також пишеться під час вступу до університету, коледж чи короткострокові курси. У такому листі слід зазначити детальну інформацію про отриману вами освіту та досвід. Це підвищить ваші шанси на отримання бажаної посади або на зарахування до обраного навчального закладу.

На початку листа слід вказати назву та адресу навчального закладу чи фірми, а за необхідності - ім'я та посаду людини, до якої ви звертаєтесь.

Як і в будь-якому діловому листі, кожен пункт вашої заяви має бути висвітлений в окремому параграфі. У першому параграфі слід зазначити мету вашого листа. Потім необхідно докладно розповісти про кваліфікацію та досвід, що є у вас. Ви також можете вказати ваші життєві цілі та інтереси. Згадайте про всі освітні заклади, які ви відвідували, поділіться інформацією про курси та стажування, які ви проходили. Далі варто визначити причини, що спонукали вас подати заявку до цього навчального закладу або відправити резюме саме в цю компанію.

Слід дотримуватися офіційно-ділового стилю мови, бути ввічливим та чесним, наводити лише достовірні факти.

Наприкінці листа вкажіть, які супровідні документи ви додаєте до листа. Висловіть вдячність за розгляд вашої заяви та надію на швидку позитивну відповідь. Після підпису ви можете навести свої контактні дані.

У листі-заяві англійською ви можете використовувати наступні фрази:

Приклад листа-заяви англійською про вступ на навчальний курс.