Реквізити протоколу наради. Як скласти протокол загальних зборів: загальні правила оформлення

Документаційне забезпечення управління

контрольна

варіант 4

1. Протокол, види протоколів, особливості оформлення 4

2. Обробка відправляється кореспонденції 9

3. Оформити акт списання майна 11

4. Скласти доповідну записку 12

Бібліографічний список 14

1. Протокол, види протоколів, особливості оформлення

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення та ухвалення рішень на зборах, нарадах і засіданнях колегіальних органів.

Особливістю протоколу є те, що він використовується для документування діяльності колегіальних органів: тимчасових (зборів, конференції, наради, комісії) і постійних (колегії міністерств і комітету, вчених рад наукових установ, президій).

Складання та оформлення протоколів покладається на секретарів відповідних колегіальних органів (штатних або обраних в ході їх роботи). Секретар, поряд з головою колегіального органу, несе відповідальність за достовірність інформації, що міститься в протоколі інформації. Протокол складається на підставі рукописних, в тому числі стенографічних або магнітофонних записів ходу засідання, а також документів, підготовлених до засідання: порядку денного, текстів чи тез доповідей і виступів, проектів рішень.

Основні види протоколу:

Короткий протокол - фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення. Його рекомендується вести в тих випадках, коли засідання носить оперативний характер.

Повний протокол фіксує не тільки обговорювалися питання, прийняті рішення та прізвища виступаючих, а й досить докладно - зміст доповідей і виступів учасників засідання.

Стенографічний протокол складається на основі стенографічного звіту про засідання (стенограми) і дослівно передає процес обговорення кожного питання і вироблення рішення по ньому.

Протоколи оформлюються на бланках організації і містять такі реквізити: найменування організації, назва структурного підрозділу, дата засідання, номер протоколу, місце складання протоколу (місце проведення засідання), заголовок до тексту, текст, підписи, візи ознайомлення. Заголовок до тексту протоколу - це назва протоколюються заходи (нарада, засідання, збори) і найменування колегіального органу, робота якого протоколюється.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. Вступна частина тексту протоколу повинна показувати: хто керував проведенням протоколюються заходи; хто вів протокол; хто був присутній на нараді (засіданні, зборах і т.п.) з числа посадових осіб, що входять до складу колегіального органу, який проводить нараду; хто був запрошений (при необхідності) на нараду з числа співробітників організації або з інших організацій; які питання обговорювалися на нараді.

Інформація про керівника наради, секретарі та присутніх включає прізвища та ініціали посадових осіб, які вказуються відповідно після слів: «Голова», «Секретар», «Були присутні» (без лапок). Для осіб, додатково запрошених на нараду з числа співробітників організації, крім прізвища та ініціалів вказується посада, а для фахівців з інших організацій - посаду і назву організації. Відомості про запрошених на нараду обличчях можна включати в розділ «Були присутні» або в спеціальний розділ «Запрошені».

На таких колективних заходах, як зборів, нерідко присутня велика кількість учасників, перерахування яких у вступній частині тексту протоколу недоцільно. У цьому випадку складається окремий список присутніх на зборах, додається в подальшому до протоколу.

У самому протоколі в розділі «Були присутні» вказується тільки загальна кількість присутніх з посиланням на прикладений список. Слід підкреслити, що розділи «Були присутні» і «Запрошені» мають особливе значення по відношенню до інших розділів протоколу, так як безпосередньо впливають на юридичну силу даного документа, показуючи правомірність проведення колективного заходу. У цих розділах відбивається наявність кворуму зборів, тобто мінімально необхідної кількості членів колегіального органу, достатнього для початку роботи зборів (засідання, наради). При відсутності нормативно встановленого для даного колегіального органу кворуму (проста більшість або 2/3) проведення зборів неприпустимо, так як його рішення будуть неправомірні. Слова «Голова», «Секретар», «Були присутні», «Запрошені» друкуються від нульового положення друкувального пристрою, від 2-го положення ставлять тире, прізвища пишуть у називному відмінку, потім ставлять ініціали. Прізвища присутніх і запрошених розташовують в алфавітному порядку і друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Розглянуті на нараді питання перераховуються в розділі ПОРЯДОК ДЕННИЙ. Слова ПОРЯДОК ДЕННИЙ друкують від нульового положення друкувального пристрою, після них ставиться двокрапка. Питання порядку денного нумеруються. Кожен новий питання друкують від 1-го положення табулятора. Послідовність розташування питань визначається ступенем їх важливості. Формулювання питань порядку денного повинна починатися з прийменників про (про), найменування посади і прізвище доповідача дають в родовому відмінку. Основна частина тексту протоколу будується відповідно до питаннями порядку денного. Побудова записи обговорення кожного питання порядку денного здійснюється за схемою: СЛУХАЛИ ВИСТУПИЛИ УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Ці слова друкують великими літерами. Перед словом СЛУХАЛИ ставлять номер питання порядку денного, після двокрапка. Прізвище доповідача друкують в називному відмінку від 1-го положення друкувального пристрою; після прізвища ставлять ініціали, потім тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді (виступу) застенографував або представлений доповідачем у письмовій формі, то після тире також з великої літери пишуть «Доповідь додається» (в протоколі без лапок).

Обговоренню доповіді можуть передувати питання до доповідача, які разом з відповідями включаються в розділ СЛУХАЛИ. Перед записом кожного питання вказуються ініціали, прізвище та посаду його автора і ставиться тире. Зміст питання записується з великої літери в формі прямої мови. Перед формулюванням відповіді пишеться слово «Відповідь» (в протоколі без лапок), ставиться тире і записується відповідь у формі прямої мови. Хід обговорення доповіді відбивається в розділі ВИСТУПИЛИ. Після слова ВИСТУПИЛИ ставиться двокрапка. Прізвище виступаючого пишуть в називному відмінку від 1го положення друкувального пристрою, потім вказують ініціали та посаду виступаючого, ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу в формі непрямої мови.

Прийняті рішення містяться в розділі УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Якщо рішень декілька, вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Як правило, кожне рішення супроводжується вказівкою посади, прізвища та ініціалів відповідального за його виконання і містить термін виконання. Прийняті колегіально рішення нерідко вимагають голосування. У цьому випадку після розділу УХВАЛИЛИ вказується: «Голосування» або «Голосували» (в протоколі без лапок) і наводяться результати голосування: одноголосно або за ..., проти ..., утрималися ...

У практиці часто застосовуються скорочена і коротка форми протоколів, коли не потрібно докладний запис ходу обговорення питань. У скорочених протоколах після списку присутніх або запрошених вказується порядковий номер питання щодо порядку денного і друкується назва доповіді. Останній рядок назви доповіді (пункт порядку денного) підкреслюється, і під рискою (в дужках) друкують прізвища виступаючих в порядку їх виступу. Назва кожної доповіді закінчується протокольним рішенням або постановою. У протоколі короткої форми вказуються тільки розглянуті питання і прийняті рішення. У резолютивній частині тексту протоколу може міститися пункт про затвердження будь-якого документа. В цьому випадку затверджений документ додається до протоколу і має посилання на його номер і дату. У практиці дуже часто доводиться робити виписки з протоколів. Виписка з протоколу містить такі реквізити:

всі реквізити заголовної частини протоколу: найменування організації, назва структурного підрозділу (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ), дату (дата засідання), номер протоколу (порядковий номер засідання), місце складання (місце проведення засідання);

заголовок до тексту;

всі реквізити вступної частини тексту протоколу: «Голова», «Секретар», «Були присутні», «Запрошені», «ПОРЯДОК ДЕННИЙ»;

окремі реквізити основної частини тексту протоколу: «СЛУХАЛИ», «УХВАЛИЛИ», «Голосування»;

реквізити оформляє частини протоколу: реквізит «Підпис», що включає слова «Голова», «Секретар», ініціали та прізвища голови та секретаря (без їх особистих підписів тому виписки, як правило, не підписуються справжніми підписами, а завіряються секретарем); позначку про завірення копії.

Таким чином, з змістовної частини протоколу беруться тільки ті елементи, які необхідно довести до відома зацікавлених посадових осіб. Для підтвердження встановлених фактів і подій кількома особами складається акт. Акти складаються за результатами ревізій діяльності підприємства або його структурного підрозділу і окремих посадових осіб, при прийомі-передачі справ, підготовки документів до знищення, прийомі об'єктів в експлуатацію.

Дайте відповідь, будь ласка, на два питання щодо оформлення протоколом засідання / зборів:

Якщо до порядку денного включається питання інформативного характеру, наприклад, «Про хід будівництва ...», то:

• Чи необхідно виносити будь-яке рішення типу: «Прийняти -до відома». Або можна питання залишити без резолютивній частині?
• Чи потрібно такі питання взагалі включати до порядку денного?

Чи завжди в протоколі необхідно хоча б коротко приводити зміст виступів в ході обговорення питання, що вимагає ухвалення рішення, чи можна просто вказати: «Проведено обговорення ...» і далі - «Ухвалили (вирішили)»?

Відповідь на перше питання читача міститься в самому визначенні протоколу як виду документа: протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів, тобто процес прийняття управлінських рішень і самі рішення.

Отже, протокол містить запис ходу обговорення питань та прийняття рішень по ним. Якщо робиться звичайний доповідь інформаційного характеру, який не підлягає обговоренню і по ньому не приймається ніяких рішень, то немає сенсу включати його у вигляді окремого пункту до порядку денного. Тоді і рішення типу «Взяти до відома» записувати в протоколі не буде потрібно.

Якщо питання читача слід розуміти як питання про те, чи припустимо в принципі писати формулювання «Взяти до відома» в якості прийнятого рішення, то відповідь на нього буде ствердною. Так, припустимо. Адже навіть в зразку оформлення короткого протоколу, який наведено в додатку № 10 до Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, таке формулювання прийнятого рішення присутній (див. Приклад 2).

Але в реальній практиці управлінської діяльності «голе інформування» зустрічається вкрай рідко. Та й хід будівництва вимагає постійного контролю. Як мінімум за підсумками такого доповіді може бути прийнято рішення про призначення наступної дати інформування про хід строительст-ва, наприклад, через місяць на наступному засіданні або у вигляді письмового звіту, наданого конкретним посадовим особам.

Отже, питання «Про хід будівництва ...» може носити не тільки інформативний характер. Залежно від ходу будівництва присутні на засіданні / зборах можуть:

• або схвалити його (якщо все йде по заздалегідь наміченим планом),
• або прийняти рішення про необхідність екстрених заходів для виправлення ситуації, про зрушення термінів, про зміну плану робіт і т.д.,
• а також призначити дату і форму наступної «контрольної точки».

Виходить, що за підсумками доповіді про хід будівництва колегіальне рішення все-таки приймається. Тоді його формулювання і потрібно -зафіксована в протоколі в частині «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)».

Відповісти на друге питаннячитача нам допоможуть правила оформлення протоколу, які містяться в Типової інструкції з делопроізводст-ву в федеральних органах виконавчої влади (затверджена наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р № 536).

Текст протоколу складається з двох частин:

• вступної та
• основний.

Зразок повного протоколам. в прикладі 1.

У вступній частині вказуються голова, секретар та присутні (запрошені). Вступна частина протоколу закінчується порядком денним - переліком питань, що розглядаються, перерахованих в порядку їх значимості із зазначенням доповідача з кожного пункту порядку денного. Кожне питання нумерується арабською цифрою, і його найменування -починається з приводу «О» ( «Про»), яке друкується від межі лівого поля.

Основна частина протоколу складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: «СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)».

У частині «ВИСТУПИЛИ» вказуються прізвища та ініціали всіх виступили з даного питання і короткий зміст їх виступів. Зміст виступу може бути оформлено окремо, тоді в протоколі робиться виноска «текст виступу додається» (див. Розділ 2 протоколу з Прикладу 1).

Якщо виступів і обговорень не було, то частина «ВИСТУПИЛИ» просто не включається; тоді цей розділ протоколу буде складатися тільки з двох частин: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» (див. розділ 1 протоколу з Прикладу 1).

У практиці діловодства застосовується також короткий протокол, коли не потрібно докладний запис ходу обговорення питань. Його форму ми привели в Прімері 2.

У такому протоколі вказують тільки:

• список присутніх,
• розглянуті питання і
• прийняті рішення.

Для початку подивимося, як Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади приписує оформляти коротку форму протоколу. При цьому нагадаємо, що положення даного документа є обов'язковими лише для федеральних органів виконавчої влади. Решта організації можуть за власним бажанням запозичувати для себе форми документів і технології роботи, описані в Типової інструкції.

фрагмент документа

Відзначимо, що в попередній Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Рос-архіву від 27.11.2000 р № 68 і в даний час втратила чинність, не було положень, присвячених короткому протоколу. Тобто раніше оформлення коротких протоколів не регламентувався на федеральному рівні, тому вони оформлялися відповідно до інструкції з діловодства конкретної організації. А інструкції з діловодства організацій в свою чергу складалися на основі практичного досвіду, який був викладений в будь-якому підручнику з діловодства.

У Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, що діє зараз (затв. Наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 р № 536), з'явився пункт 2.7.3.4, присвячений короткому протоколу. Тому інструкції з діловодства, що розробляються федеральними органами виконавчої влади, повинні містити такі ж вимоги до оформлення короткого протоколу. При цьому відзначимо, що у вимогах, викладених в пункті 2.7.3.4 Типової інструкції, існують «інновації в оформленні», які не характерні для загальноприйнятої практики оформлення коротких протоколів. До них в першу чергу можна віднести:

• виключення з вступної частини порядку денного;
• центрування найменування питання і підкреслення його однією рисою нижче останнього рядка;
• оформлення інформації про присутніх;
• правила оформлення основної частини.

Для наочності покажемо додаток № 10 до діючої Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, яке містить зразок оформлення короткого протоколу.

протокол - документ, в кᴏᴛᴏᴩом фіксують хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.

Протоколи документують діяльність постійно діючих колегіальних органів, таких як колегії комітетів і міністерств, муніципальних органів управління, а також вчених, технічних, методичних рад. Виключаючи вище сказане, наради, що проводяться керівниками структурних підрозділів, заступниками генерального директора, Директора, також можуть протоколюватися.

Поширена складання протоколів для документування діяльності тимчасових колегіальних органів (конференцій »зборів, семінарів і т. Д.)

Протокол оформляється секретарем на базі записів, кᴏᴛᴏᴩие він вів на засіданні. Це можуть бути короткі записи, стенограма або диктофонні записи. Варто сказати, для підготовки протоколу секретар збирає до засідання тези доповідей і виступів, проекти рішень.

протокол оформляється на загальному бланку.

Тема, дата і номер протоколу

Заголовком протоколу буде назва колегіального органу або виду засідання. Наприклад, Протокол (чого?) Засідання педагогічної ради; наради начальників структурних підрозділів і т.д.

Датою протоколу є дата засідання (протоколитрадіціонно оформляються після засідання) У разі якщо нараду тривало кілька днів, то дата протоколу включає дати початку і закінчення.

наприклад: 21 — 24.07.2009 .

Номером (індексом) протоколу буде порядковий номер засідання в межах календарного року або терміну повноважень колегіального органу.

Відзначимо, що текст протоколу включає наступні частини:

• вступну;
• основну.

Вступна частина

У вступній частині протоколу після заголовка наводяться прізвища та ініціали голови та секретаря засідання. З нового рядка після слова « Були присутні»В алфавітному порядку перераховують прізвища, ініціали посадових осіб, які були присутні на засіданні.

У разі якщо на засіданні були особи з інших організацій, то після слова «Були присутні» з нового рядка друкують слово « запрошені»І вказується список запрошених осіб, в ϶ᴛᴏм випадку перед кожним прізвищем вказується посада і назва організації.

У вступній частині протоколу вказується порядок денний.

Вона складається з перерахування питань, кᴏᴛᴏᴩие обговорюються на засіданні, і закріплює послідовність їх обговорення і прізвища виступаючих (доповідачів) Відзначимо, що кожне питання порядку денного нумерується арабською цифрою, його формулюють з використанням прийменників «О» або «Про». Наприклад: «Про затвердження навчальних програм»; «Про підведення підсумків навчального року».

По кожній із них вказується доповідач (посадова особа, яке готувало дане питання)

Основна частина

У ςᴏᴏᴛʙᴇᴛςᴛʙіі з послідовністю питань у порядку денному оформляється текст основної частини протоколу - він повинен містити стільки розділів, скільки пунктів включено до порядку денного.

Виходячи з усього вище сказаного, ми приходимо до висновку, що заголовна частина протоколу оформляється завжди однаково. Але текст протоколу може бути викладено в різних формах: короткій або повній.

короткий протокол - фіксує обговорювані на засіданні питання, прізвища доповідачів і прийняті рішення. Такий протокол ведуть найчастіше за все в тих випадках, коли засідання носить оперативний характер (див. Рис. 3.3.)

Варто сказати - повний протокол - містить відомості не тільки про обговорювалися питання, прийняті рішення та прізвищах виступали, але і досить докладні записи, передають зміст доповідей і виступів учасників засідання, всі висловлені думки, які прозвучали питання і репліки, зауваження, позиції. Варто сказати - повний протокол дозволяє документувати докладну картину засідання (див. Рис. 3.4)

При використанні будь-якої форми протоколу його текст буде ділитися на стільки розділів, скільки пунктів містить порядок денний.

Варто сказати, що кожен розділ складається з трьох частин: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»), кᴏᴛᴏᴩие друкуються від лівого поля прописними літерами. Таке оформлення дозволяє виділити в тексті мова основного доповідача, учасників обговорення питання і постановчу частина, в кᴏᴛᴏᴩой сформульовано рішення.

В частини " СЛУХАЛИ»Викладається текст виступу. На початку тексту з нового рядка в називному відмінку зазначають прізвище виступаючого. Запис виступу відокремлюють від прізвища тире. Виступ викладається від третьої особи однини. Допускається замість запису виступу після прізвища вказати ( «Запис виступу додається», «Зазначимо, що текст доповіді додається»)

В останньому випадку доповіді стають додатком до протоколу.

В частини " ВИСТУПИЛИ»З нового рядка в називному відмінку зазначають прізвище виступаючого і після тире, текст виступу або питання (якщо в ході виступу він був заданий доповідачу)

В частини " УХВАЛИЛИ»(« ВИРІШИЛИ ») відображають прийняте рішення з обговорюваного питання. Відзначимо, що текст резолютивній частині друкується повністю в будь-якій формі протоколу.

Відзначимо, що текст всього протоколу друкують через 1,5 міжрядкових інтервалу.

Протокол оформляє секретар засідання. Протокол підписує секретар і представляє на підпис голові протягом 3 (трьох) робочих днів після засідання.

Підписи відокремлюють від тексту 3 міжстроковими інтервалами. Найменування посади друкується від межі лівого поля, остання буква в прізвищі обмежується правим полем.

В день підписання протоколу головою він повинен бути зареєстрований.

Виписка з протоколу

Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, ᴏᴛʜᴏςᴙщегося до того питання порядку денного, по кᴏᴛᴏᴩому готують виписку. Виписка відтворює всі реквізити бланка, вступну частину тексту, питання порядку денного, по кᴏᴛᴏᴩому готується виписка, і текст, відображав обговорення питання і прийняте рішення. Витяг з протоколу підписує тільки секретар, він же її запевняє. Засвідчувальний напис пишеться від руки, складається зі слова «Мабуть», вказівки посади особи, що посвідчує копію (витяг), особистого підпису, прізвища, ініціалів та дати (див. Рис. 3.5)

Виписки з протоколів іноді замінюють собою такого розпорядчого документа, як рішення. У ϶ᴛᴏм випадку виписка служить інструментом доведення до виконавців прийнятих рішень. У такому випадку секретар, наприклад, Правління акціонерного товариства, не пізніше 2 (двох) днів після підписання протоколу засідання виробляє розсилку виписок з протоколу з окремих питань відповідальним виконавцям. Виписки підписує секретар.

Обов'язковому запевненням печаткою підлягають витяги з протоколів, що направляються в іншу організацію.

Оригінали протоколів формуються секретарем в справи по виду засідань. Наприклад, «Протоколи загальних зборів», «Протоколи засідань Ради директорів», «Протоколи нарад у директора» і т.д. Всередині справи протоколи систематизують за номерами і хронології. Справи формуються протягом календарного року.

Протокол наради - інформаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується весь процес обговорення поставлених питань, а також рішення, прийняті в ході цих зборів. Ведення даного документа - важлива і невід'ємна частина будь-якої наради, від якої значною мірою залежить, наскільки ефективно будуть виконані рішення з того чи іншого питання.

Оформлення протоколів нарад встановлено Цивільним кодексом РФ. Стаття 181. 2 визначає основні обов'язкові вимоги і порядок, в якому ведуться записи наради. Як оформити протокол правильно? Яку інформацію обов'язково повинен містити протокол наради?

Хто веде протокол?

Обов'язок з протоколювання ходу зборів і подальшого правильного оформлення документа покладається на секретаря наради. Їм може бути особа, яка обіймає посаду секретаря в організації, або будь-який інший співробітник, уповноважений виконувати цей обов'язок. Найкраще, якщо призначене секретарем особа буде розбиратися в питаннях, піднятих на нараді. Однак якщо секретар зайнятий діяльністю в іншій сфері, він має право ставити в ході наради уточнюючі питання, що дозволяють гранично точно запротоколювати весь процес зборів.

Крім простої фіксації ходу наради, на секретаря покладаються обов'язки з підготовки до зборів. Це може бути складання списку присутніх, схеми дорадчого процесу, робота з протоколами попередніх зборів. Це необхідно для того, щоб внести до порядку денного перелік питань, до обговорення яких необхідно повернутися.

Бланк, обов'язкові розділи

Для складання протоколу інструкціями з діловодства рекомендується використовувати спеціальний бланк. Скористатися чи цією рекомендацією, залежить від рішення власника (керівника) організації. Найчастіше друкарські бланки застосовують для протоколювання в органах державної, муніципальної, міської влади. У більшості приватних організацій використовується звичайний шаблон, надрукований на комп'ютері і оформлений на аркуші А4.

Незалежно від виду бланка, документ повинен містити обов'язкові розділи (приклад протоколу наради див. Нижче в статті):

• Найменування структури (організації), в якій діє колегія.
• Заголовок.
• Дата і номер реєстрації протоколу.
• Місце (населений пункт), де проводиться нарада.
• Питання (порядок денний).
• Основна частина.
• Підписи головуючого, секретаря та учасників наради.

Протокол наради оформляється на підставі записів, в тому числі аудіо або відео, зроблених секретарем в процесі обговорень. На оформлення документа відводиться термін до п'яти робочих днів, крім окремих випадків, коли розпорядженням керівника або законодавством про окремі типи зборів встановлені інші строки.

заголовок протоколу

Заголовок документа включає найменування, слово «Протокол», а також назва зборів (в даному випадку це нараду) і (або) колегіального органу, який проводить нараду. Наприклад: «Протокол виробничої наради».

Номер, дата, місце проведення

Кожен протокол наради повинен мати індекс, тобто порядковий реєстраційний номер. Він визначається порядковим номером зборів, проведеного від початку календарного року (в навчальних організаціях можливе ведення обліку нумерації з початку навчального року). Якщо реєструється протокол наради тимчасово діючої колегії, нумерація ведеться на термін дії повноважень.

Датою документа буде день проведення наради. У разі якщо питання обговорювалися більше одного робочого дня, всі дати від початку і до закінчення обговорення повинні бути внесені в протокол наради. Зразок: «22.06.2016 - 24.06.2016 р» або «22-24.06.2016 р»

Місце складання протоколу - географічна назва населеного пункту, в якому діє даний колегіальний орган. Цей розділ може не бути вказано в документі, але тільки в тому випадку, якщо найменування організації вже включає в себе назву населеного пункту. Наприклад: «Самарська міська друкарня», «Іванівський машинобудівний завод» та інше.

Зверніть увагу, як повинен починатися будь-який протокол наради (зразок вище).

Вступна частина

Складати вступну частину протоколу потрібно починати з вказівки прізвища та ініціалів голови наради і секретаря. Першим є співробітник організації, уповноважений проводити нараду. Посада голови в організації (за штатним розкладом) у протоколі не вказується. Ця людина не обов'язково повинен бути керівником підприємства. Виняток становить протокол наради при директорові, де начальник проводить нараду особисто.

У розділі «Присутні» слід вказати всіх інших учасників проведеного наради. Зробити це можна, керуючись наступними рекомендаціями:

• У розділі в алфавітному порядку зазначаються прізвища та ініціали працівників, які беруть участь в розгляді поставлених на порядок питань і прийнятті рішення по ним. Посади не вказуються.
• Якщо на зборах присутні більше п'ятнадцяти учасників, їх ініціали і прізвища виносяться у вигляді додатку до протоколу окремим списком.
• Якщо на нараді присутні інші співробітники даної організації або особи, запрошені з інших організацій, до протоколу вноситься розділ «Запрошені». Тут в алфавітному порядку зазначаються прізвища та ініціали, а для учасників з інших громадських організацій додатково прописується їх посаду та найменування місця роботи.
• Свою участь в нараді кожен з присутніх підтверджує особистим підписом.

Через порожній рядок після розділу «Присутні» в протокол наради вноситься «Порядок денний». Під цим розділом мається на увазі перелік питань, винесених на нараду. Кожен пункт протокольного розділу «Порядок денний» нумерується арабськими цифрами. Для формулювання питання використовуються прийменники «Про ...» або «О ...» (приклад протоколу наради в частині порядку денного див. Нижче в статті). З кожним пунктом слід вказати особу, уповноважену виступити з даного питання: «Доповідач: прізвище, ініціали».

У чому відмінність повного протоколу від короткого?

При оформленні основної частини документа важливо враховувати, чи ведеться в ході наради короткий або повний протокол дорадчого процесу. Для короткої форми (найчастіше так оформляється протокол оперативної наради) в основній частині слід вказати наступну інформацію:

• Питання, винесене на нараду.
• Доповідач з даного питання.
• Прийняте і затверджене зборами рішення.

Оформлення повного протоколу передбачає фіксацію не тільки вищевказаної інформації, але і деталей виступів доповідачів, відомостей і дебатів, що виникли в процесі наради, висловлених думок присутніх, наявних зауважень і заперечень, а також інших подробиць.

Основна частина

Основна частина протоколу складається з розділів за кількістю питань, заявлених у порядку денному. В повній формі документа кожен розділ включає в себе три частини, що відображають процес розгляду питання і прийняття рішення щодо нього.

Назви частин вказуються прописними буквами з нового рядка:

• «СЛУХАЛИ». У цій частині під назвою слід вказати прізвище доповідача з даного питання (у називному відмінку), через тире наводиться виклад доповіді (від третьої особи однини). Якщо привести виступ в протоколі з яких-небудь причин неможливо, текст доповіді викладається на окремому аркуші як додаток до протоколу, а в розділі «СЛУХАЛИ» робиться позначка «Текст доповіді (виступу, промови) додається».
• «ВИСТУПИЛИ». У цій частині заносяться викладу виступів інших учасників наради з даного пункту або питання, задані в процесі обговорень. При цьому слід вказати прізвище виступив (в називному відмінку), а через тире викладається текст питання (виступи).
• «УХВАЛИЛИ» або «ВИРІШИЛИ». Фіксується рішення, прийняте на нараді з даного питання. Текст рішення необхідно повністю надрукувати, незалежно від того, ведеться повна або коротка форма протоколу. При проведенні голосування зазначається кількість голосів, отриманих «за», «проти» і «утримались».

Для короткої форми протоколу коротко викладається обговорення кожного питання в частинах «СЛУХАЛИ» і «ВИРІШИЛИ». Після підписання документа секретарем і головою він набуває офіційний статус і реєструється.

Рішення, прийняті в ході наради, доводяться до призначених виконавців:

• За допомогою вручення копії протоколу або виписки, завіреної секретарем.
• Виданням розпорядчих документів (наказів, постанов, розпоряджень) по організації на підставі запротокольованих рішень.

Як зберігати протоколи?

Для архівного зберігання протоколи формуються в справи з поділом на види нарад. Місцем зберігання таких документів визначається або секретаріат організації (структурного підрозділу організації), або відділ діловодства. Терміни зберігання визначаються відповідно до затвердженої на підприємстві номенклатурою справ.

Кожне засідання, нараду і ділова зустріч вимагають процедури протоколювання. У цьому матеріалі ми детально розглянемо зразки протоколів, а також розповімо про правила їх оформлення.

Скачайте зразок протоколу:

У яких випадках потрібно протоколювання

Багато співробітників секретаріату знають, що оформлення і складання протоколу - довгий і стомлююче заняття. Пов'язано це з тим, що даний документ містить в собі величезну кількість інформації, обсяг якої не обмежується однією-двома сторінками. Крім того, щоб оформлення зразка протоколу було найбільш коректним, а сам документ інформативним, необхідно приступити до даного процесу якомога раніше. Однак для цього, перш за все, необхідно розуміти, в якому випадку буде потрібно складання даної документації. З цієї причини ми розглянемо основні події, в ході яких буде потрібно вести протокол.

нарада

Нарада може бути як плановими, які організовуються через певні часові проміжки, так і строковим. У будь-якому випадку хід наради потрібно фіксувати в протоколі.

Зручність проведення планових нарад полягає в тому, що секретар має можливість завчасно скласти програму наради, визначити хід заходу, які виступають і кількість питань. Наявність такої інформації дозволяє завчасно приступити до оформлення форми протоколів.

В даному випадку важливо розуміти, що в ході наради завжди розглядаються поточні питання і завдання, які потребують вирішення. Саме це і є основою протоколу, а точніше, розглянуті питання, прийняті рішення, відповідальні особи.

засідання

існують різні види даного заходу: засідання колегіальних органів, акціонерів, експертної комісії. При цьому в даному випадку необов'язково мати будь-які поточні питання, які потребують вирішення. Навпаки, як правило, засідання носить більш розлогий і довгостроковий характер. Наприклад, можуть визначатися напрямок діяльності організації на найближчі роки, підведення підсумків ефективності підприємства. Простіше кажучи, нарада вирішує поточні питання, а на засіданні розглядаються загальні питання, які стосуються політики організації і її діяльності.

Важливо розуміти, що протокол засідання також повинен фіксувати хід заходу. При цьому в рамках події можуть бути відсутніми будь-які рішення, проте хід обговорення різних питань повинен бути відображений у відповідному документі.

Відзначимо, що засідання експертної комісії має проводитися регулярно (раз на рік) з метою розгляду щорічно виникаючих питань. Наприклад, засідання щодо розгляду нової номенклатури справ, опису особистих справ, документів, виділених до знищення. В даному випадку кожне прийняте рішення ЕК має фіксуватися в протоколі, в іншому випадку ті ж самі кроки знищення документів може стати незаконною при відсутності основного документа (в даному випадку протоколу). При цьому форма протоколу засідання комісії може практично не змінюватися з року в рік.

Зразок протоколу засідання

Завантажити зразок повністю

збори

Бланк протоколу зборів дуже схожий з документуванням засідання. Головна відмінність документів складається в самому заході: якщо в засіданні беруть участь відповідальні особи, то збори можуть відбуватися серед всіх працівників організації. З цієї причини кількість учасників події може в рази перевищувати аудиторію засідання, як і тривалість заходу. У зв'язку з цим доцільно фіксувати все, що відбувається за допомогою записуючих засобів. Надалі на їх підставі заповнюється заздалегідь складена форма протоколу зборів.

Відзначимо, що протокол зборів (зразок наведено нижче) не повинен містити докладні висловлювання всіх присутніх. Як правило рішення на заходах такого масштабу приймаються за допомогою голосування. В такому випадку протоколювання складається з озвучених питань і результатів голосування з прийнятими рішеннями.

Приклад протоколу зборів

Завантажити зразок повністю

зразки протоколів

Крім того, що протоколи, зразка яких ми розглянемо, розрізняються по різновиду заходи, вони також можуть мати повну і коротку форму. Пропонуємо розглянути, в чому полягають їх відмінності.

Коротка форма

даний вид протоколювання містить інформацію про розглянутих питаннях і прийняті рішення. Також в короткому протоколі вказуються прізвища виступили і відповідальних за прийняті рішення осіб. Коротка форма не фіксує повних хід події, а лише дає інформацію про прийняття рішень з певних питань.

Короткий протокол наради: зразок

повна форма

Дана форма протоколу містить більш детальну інформацію про хід заходу. Можна сказати, що в даному випадку в документі відображається в хронологічній послідовності всі подія. Крім того, повне протоколювання має на увазі і докладний виклад доповідей і виступів учасників, їх позицію, що пролунали думки і питання.

Повний протокол зразок

стенографічний форма

Представлений зразок протоколу заповнюється на підставі стенограми заходи або диктофонного запису. Обсяг даного документа значно перевищує вищевказані форми, так як дослівно описує захід. Простіше кажучи, всі висловлювання, доповіді і питання, озвучені в ході заходу, фіксуються в даній формі.

Як скласти протокол

Зразок складання протоколу передбачає розбиття тексту на дві частини: вступну та основну. Документ починається зі слова "голова". Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово «секретар». наприклад,

Далі йде перерахування присутніх. Після необхідно перерахувати прізвища запрошених осіб із зазначенням їх посад. Також відзначимо, що на розширених зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх осіб їх склад вказується лише кількісно, \u200b\u200bа список прізвищ надалі прикладається до протоколу.

Скачайте зразки протоколів

Зразок заповнення протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному пункті можуть бути такі частини: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ). Ці слова пишуться прописними буквами, кожне з нового рядка, після них ставиться двокрапка, і таким чином вони візуально розбивають текст.

Реквізити протоколу по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Оформлення та протоколювання

тільки правильний порядок оформлення протоколу в повній мірі може забезпечити юридичну силу рішень, підставою для прийняття яких стало засідання, нараду або збори. В даному випадку основи оформлення і протоколювання допоможуть вам розібратися в даній процедурі.

Приклад оформлення протоколу є основним розпорядчим документом колегіального управління та майже завжди оформляється як багатосторінковий документ. Тому при оформленні першого листа необхідно використовувати загальний бланк організації або підприємства, а якщо зразок оформлення протоколу відсутній, то документ оформляється на аркушах паперу формату А4 з розташуванням реквізитів за зразком загального бланка.

Слід враховувати, що приклад протоколу датується датою проведення заходу, а не складання та оформлення документа. У разі, якщо засідання тривало протягом кількох днів, дату слід проставляти через тире, наприклад, 12-15.06.2016. Кожному документу присвоюється свій номер, що відповідає порядковому номеру події, починаючи з нового календарного року. При цьому номери засідань, нарад і зборів визначаються окремо один від одного. Під місцем засідання мається на увазі місто, в якому проходив захід.