Тайм менеджмент в екселя. Тайм-менеджмент за тиждень: покроковий план

Привіт, друзі! На зв'язку Дмитро Шапошников.

За моїм спостереженням сучасна успішна людина неминуче стикається з поняттям «тайм-менеджмент». Кожен в тій чи іншій мірі відчував брак часу, тиск термінів, відчував стрес від вимушеної поспіху.

Прочитавши статтю, ви засвоїте найважливіше про управління часом, ознайомитеся з основними концепціями успішного тайм-менеджменту. Все це в супроводі моїх прикладів і коментарів. Я сподіваюся, що вивчення цієї теми буде для вас корисним, цікавим і захоплюючим!

Почнемо, друзі!

1. Що таке тайм-менеджмент - визначення і історія виникнення

Прямий переклад даного терміна « Time Management»З англійської -« керування часом». Ясно, що в прямому сенсі керувати часом неможливо: реальна функція тайм-менеджменту - використовувати час свого життя з максимальною ефективністю.

Найбільш точне визначення тайм-менеджменту звучить так:

Тайм менеджмент - це облік, розподіл і оперативне планування власних ресурсів часу.

Ще один варіант визначення.

Тайм менеджмент - це науковий підхід до організації часу і підвищення ефекту від його використання.

Девіз професійного тайм-менеджера:

працюй менше, встигай більше!

Люди, які вміють продуктивно розпоряджатися власними запасами часу, живуть більш насиченим і повним життям, роблять свою роботу з мінімальними тимчасовими витратами.

Керуючи своїм часом, ми маємо більше життєвого простору: стає більш реальною можливість займатися тим, що нам дійсно подобається.

З огляду на, в якому авралі живе сучасна людина, питання управління ресурсами часу стає все більш актуальним, якщо не сказати - життєво важливим. Розвинений навик управління часом в рази підвищує особисту ефективність. Це я зрозумів вже років 12 тому.

Тайм-менеджмент дозволяє впорядкувати робочий і особистий час протягом дня (тижня, місяця) щоб встигати робити всі важливі і потрібні справи, не відволікаючись на другорядні або сторонні питання і проблеми.

Ефективне планування дозволяє вивільняти для насиченою і повноцінного життя колосальні ресурси часу. На думку професіоналів, розміри таких ресурсів обчислюються роками і десятиліттями.

Історія тайм-менеджменту

Науковий підхід до організації часу - проблема не нова. Історія тайм-менеджменту йде корінням в далеке минуле.

Ще 2000 років тому в Стародавньому Римі відомий мислитель Сенека запропонував розділяти весь час на витрачений з користю, тобто хороше, на погане і марна.

Сенека також став вести постійний облік часу в письмовому вигляді. Мислитель говорив, що проживаючи певний період часу, необхідно оцінювати його з точки зору заповнювання.

У подальшій історії управління часом ці ідеї лягли в основу такого поняття як «особиста ефективність».

Альберті, письменник і італійський вчений, що жив в XV столітті, говорив, що ті, хто вміє керувати часом з користю, будуть завжди успішні.

Для цього він запропонував використовувати два правила:

1. Кожен день з ранку складати список справ.
2. Розставляти справи в порядку зменшення важливості.

Протягом багатьох століть всі ці принципи існували лише в теоретичному вигляді і тільки з 80-х років минулого століття ця тема стала переходити від теорії до практики.

Управління часом необхідно не тільки керівним працівникам і власникам власного бізнесу: кожен з нас повинен вміти розпоряджатися власними активами, щоб насолоджуватися процесом життя у всій повноті.

Безумовно, тайм-менеджмент потрібен далеко не всім. Якщо людині в своєму житті нічим зайнятися, і його головне завдання - «вбити час», то управління часом для такої людини - неактуальна і непотрібна дисципліна.

Іншими словами, спочатку слід визначитися - чи дійсно вам не вистачає часу і куди ви хотіли б подіти вільні хвилини, години і дні, коли вони з'являться.

Тайм-менеджмент складається з декількох складових частин:

• строгий облік часу;
• оптимізація часових ресурсів;
• планування дня (тижня, місяця йди іншого відрізка часу);
• організація мотивації.

Управління часом важливо не тільки для роботи: люди, які має мистецтво тайм-менеджменту, більш життєрадісні, здорові і успішні в професійному та особистому житті.

Ефективний тайм-менеджмент дозволяє осмислювати всі свої вчинки і рішення з точки зору їх доцільності для власного розвитку і вдосконалення.

2. Міфи про управління часом - 3 основних помилки

Існує ряд суспільних стереотипів і помилок щодо управління часом.

Деякі вважають, що тайм-менеджмент потрібен виключно для роботи, що в Росії ця наука неефективна через особливості національного менталітету, що життя строго за планом перетворює людину на робота і позбавляє її свободи волі.

Всі ці міфи не спроможні: нижче я постараюся їх повністю розвінчати.

Міф 1. Ніхто не може керувати часом

Затвердження вірне за формою, але помилкове за змістом. Управляти часом дійсно неможливо (Якщо, звичайно, ви не винахідник машини часу). Ніхто не здатний уповільнити його об'єктивний хід, прискорити або зупинити навіть на мить.

Зате людина може робити наступне : Управляти собою, своїми рішеннями і діями в часі, а також займатися визначенням пріоритетів. Саме про це і міркують практики тайм-менеджменту - про управління власним життям.

Розумний і прагматичний підхід до своїх дій і є управління часом: ви будете здивовані, скільки хвилин і годин вивільняється, як тільки ви починаєте діяти більш обдумано і свідомо.

Пам'ятайте, що всі успішні люди, незалежно від роду своєї діяльності, планують свої справи і діють з максимальною продуктивністю. При цьому працюють вони приблизно стільки ж, скільки звичайні люди, але завжди встигають зробити більше.

Їх секрет в тому, що в одиницю часу вони встигають зробити більшу кількість справ, що в підсумку позначається на їх життєвих результатах.

Міф 2. Тайм-менеджмент змусить мене працювати більше і інтенсивніше

Працювати багато і втомлюватися, нехтуючи відпочинком - прямий шлях до перевтоми і депресії. Необхідно постійно прагнути до зниження обсягу роботи при збільшенні результативності. Як це зробити? Якщо говорити коротко - то діяти строго за планом і вміти відокремлювати другорядне від головного.

Ефективно використовувати методи тайм-менеджменту - не означає робити більше або збільшувати продуктивність за рахунок швидкості виконання робіт.

Мова йде про підвищення особистої результативності через виключення непотрібних завдань і усунення так званих «пожирачів часу» або «хронофаги».

До розряду хронофаги відносяться сотні безглуздих і дрібних справ, які ми робимо протягом дня, навіть не замислюючись про їх доцільність: часта перевірка пошти, спілкування і перегляд новин в соцмережах, позбавлені смислового навантаження розмови з колегами.

Прихильність людини до далеким від основного завдання справах почасти пояснюється прокрастинація - бажанням відкласти «до кращих часів» важливі і потрібні заходи.

Однак якщо відкинути рефлексію і визнати для себе важливість і значення поточних завдань, відволікатися на сторонні справи у вас не буде ні сил, ні бажання.

Міф 3. Використання тайм-менеджменту перетворить мене в робота, який все робитиме за розкладом, позбавить мене свободи і вибору

Люди бояться перетворитися на роботів, але на ділі вже є ними, а також рабами власних психоемоційних звичок і шаблонів поведінки.

Управління часом не обмежує нашу свободу, а навпаки - створює її.

Тайм-менеджмент необхідний не тільки офісним співробітникам, керівникам і менеджерам: управляти головним ресурсом життя - власним часом - потрібно всім, хто відноситься до себе відповідально і серйозно.

Практичний критерій необхідності впровадження в життя принципів тайм-менеджменту - наявність 4-х і більше справ в плані на поточний день (враховуються не тільки професійні, а й особисті справи). Це потрібно і бізнесменам, і вільним художникам, і домогосподаркам.

Ключ до вашого успіху - грамотно складені розклад і правила внутрішнього розпорядку. Причому це стосується не тільки робочого простору, а й вашої приватного життя. Брати статтю за істину в першій інстанції не варто, однак прислухатися до наших рекомендацій все-таки зайвим не буде: все перевірено на собі.

Складаємо розпорядок дня: непорушні правила

Отже, з чого починається порядок у вашому дні? Звичайно, зі структури і розуміння всіх прийдешніх справ. Витратьте кілька хвилин на планування - невід'ємну частину створення списку справ. Спирайтеся в цьому непростому підприємстві на кілька наступних правил:

1. При складанні списку справ враховуйте правило "Жаби". Жаба - це справа, яка вам не хочеться виконувати, але дуже треба. Так ось це завдання ставте в самий початок вашого дня - починайте саме з неї. Тоді протягом наступних робочих годин ви зможете більше часу приділяти на креативні завдання, і нічого не буде висіти над душею.
2. Складання списку справ слід приділяти по 5 хвилин вранці і ввечері. Прокинулися, випили кави і відкрили щоденник - так виглядає ранок продуктивного людини. Запишіть по годинах всі свої справи на день грядущий, а потім спокійно починайте слідувати плану. Те ж саме перед сном - розплануйте весь завтрашній вечір, а з ранку внесіть правки в залежності від стану речей.
3. Не більше 4 важливих справ в день! І це далеко не останнє обмеження для ваших результатів.
4. На кожне важливу справу виділяйте не більше години. Якщо тривалість завдання прогнозується понад 1 годину, то слід її розбити на підзадачі - більш дрібні справи, що призводять до досягнення головної мети. І знову ж таки: не більше 1 години на кожну задачу!
5. Залишайте додаткові 15 хвилин на кожну задачу на випадок, якщо виб'єтеся з графіка. Десь ці 15 хвилин будуть використані, а де-то - не знадобляться. У підсумку вийде тимчасової баланс, до чого кожен з нас так прагне.

З цих правил і починається наш мануал про те, як правильно скласти розпорядок дня. Але що ще крім планування нам стане в нагоді?

Основи тайм менеджменту для вашого дня

Злякалися цього слова? Спокійно! Тайм менеджмент - це не вовк, проте схожість зі звіром все-таки є: він нещадний, адже це контроль за головним нашим ресурсом по життю - часом.

У великих компаніях недавно почали створювати позиції тайм-менеджерів, які займаються оптимізацією робочого часу співробітників. Тепер розумієте, навіщо нам це потрібно? За допомогою управління часом ви не тільки навчитеся грамотно планувати, а й використовувати свій вільний час.

правило 1. Концентруйтеся на одній конкретній задачі. Не дозволяйте нікому і нічому вас відволікати від того справи, над яким працюєте в даний момент.

правило 2. Ви вже знаєте, як правильно скласти розпорядок дня. Тепер справа за роботою! Строго дотримуйтесь вашим планом.

правило 3. Час скласти якісь правила внутрішнього розпорядку вашому житті. Це може стосуватися і роботи і особистого життя - це не має значення, головне дотримуватися їх бездоганно.

правило 4. Підберіть техніку тайм менеджменту під себе. Експерти сформулювали кілька дуже цікавих і робочих гіпотез, які допоможуть вам у вирішенні завдань. Зараз коротко розповім про деякі з них, і як тільки ви знайдете відповідну для себе (орієнтуйтеся на продуктивність) - вносите її в свої правила.

Методи тайм менеджменту: шукаємо відповідний

Перерахувати і розповісти навіть коротко про кожну з існуючих методик - заняття пусте. Я позначу найпопулярніші і, на мій погляд, ефективні з них, але вирішувати тільки вам. Отже, який же метод вибрати для того, щоб скласти правила вашого внутрішнього розпорядку?

Ми продовжуємо огляд цікавих, корисних і по можливості безкоштовних онлайн-помічників. Сьогодні мова піде про тих сервісах і додатках, які допомагають нам керувати часом (своїм і співробітників) і бути більш ефективними. Розглянемо і найпростіші «to-do» листи, і складні системи, що дозволяють зберігати документи і координувати роботу з співробітниками. Адже на кожен сервіс знайдеться свій користувач, чи не так?

Отже, 15+ ресурсів для планування і управління часом.

http://nowdothis.com - мінімалістичний сервіс для одного списку справ. Вводите свій список в віконце, і сервіс пропонує вам натиснути кнопку "Зроблено" після завершення кожної справи. Підходить тим, у кого є чіткий і зрозумілий план, і хто при цьому любить відзначати галочками виконані пункти. Не підходить тим, у кого гнучкий графік і плаваючий список справ.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ - тут ви теж можете скласти свій список справ, відзначаючи галочками виконані. Крім цього сервіс вважає, скільки часу витрачено на завершення кожної справи. Але якщо між справами треба зробити паузу або поміняти завдання місцями, список доведеться складати наново.

http://todolist.ru - теж найпростіший онлайн-сервіс для складання вже декількох списків справ. Можна складати списки на кілька днів вперед. Функціонал теж досить обмежений - просто списки, як в паперовому щоденнику, і нічого зайвого. Зате безкоштовно.

http://todoist.com - зручний планувальник завдань з версією онлайн і для різних гаджетів. Можна встановлювати цілі і планувати конкретні кроки в рамках їх виконання. Можна створювати спільні завдання, делегувати і контролювати їх виконання. Цікава особливість - сервіс вважає так звану «карму» - продуктивність користувача. Мінімальний набір функцій безкоштовний, за розширені доведеться заплатити, але по суті Google робить все те ж саме безкоштовно (читайте далі).

https://www.google.com/calendar/render - це календар, який весь час з вами, на будь-якому пристрої - мобільному або стаціонарному, своєму або чужому. Календар може нагадати про заплановану подію, причому не тільки вам, але і всім учасникам - по електронній пошті і SMS. Як інші гугловських сервіси, календар безкоштовний.

https://calendar.yandex.ru- Ну ви зрозуміли:)

http://miniplan.ru від творців Мегаплан. Поєднує в собі списки справ, електронний календар з нагадуваннями і симпатичні інтерактивні годинник, на які можна додавати свої справи. Мініплан безкоштовний і підходить тільки для особистого планування - на те він і міні.

http://yaware.ru - онлайн-система обліку робочого часу і продуктивності. Підходить для тих, хто працює в Інтернеті. Ви додаєте в систему сайти, на яких буваєте по роботі (або не по роботі :)), визначаєте їх в розряд корисних, непотрібних і нейтральних. Система відстежує, скільки часу в день ви проводите на кожному з ресурсів, і надає звіт в кінці дня. При цьому враховується тільки той час, в яке ви дійсно працюєте з ресурсом, просто відкриті і не використовуються вкладки система ігнорує. На сайті є безкоштовний доступ до обліку власної продуктивності та платні пакети з розширеними можливостями для обліку часу співробітників. Є програми для смартфонів.

http://motivateclock.ru - схожа програма. Скачується і встановлюється на комп'ютер, є версія тільки для Windows. Програма безкоштовна, тільки для особистого використання, корпоративного варіанту немає.

http://www.leadertask.ru- ще один схожий сервіс, електронний щоденник, який працює онлайн, на смартфонах, з комп'ютера і навіть з флешки. Теж дає можливість координувати плани з командою, синхронізувати завдання на різних пристроях і так далі. Є безкоштовна версія для особистого користування, кілька платних пакетів, коробковий варіант для корпоративних клієнтів.

https://www.wunderlist.com/ru - хмарний сервіс зі зберігання даних і розподілу завдань. Це система списків справ і набір інструментів по роботі з ними. Можна ставити завдання, ділити їх на підзадачі, встановлювати терміни, пов'язувати завдання між собою, ставити нагадування, ділитися своїми завданнями з іншими людьми і так далі. Сервіс підходить як для особистого планування (безкоштовно), так і для бізнес-цілей (вже за гроші), синхронізується між різними пристроями.

http://evernote.com/intl/ru/- сервіс, який набрав зараз шалену популярність. Це програма і веб-сервіс для зберігання великих обсягів заміток, причому замітки можуть бути будь-якого формату - текстові, зображення, аудіо, відео, з вкладеними файлами. Крім того, сервіс працює як система управління проектами, допомагаючи не просто зберігати купу інформації, а впорядковувати її, якщо потрібно ділитися нею. Відкривається всюди - онлайн, з комп'ютерів і телефонів, і синхронізує вашу інформацію. Є мінімальний безкоштовний пакет і платні версії з розширеними функціями (скажімо, в платному акаунті можна зібрати цілу електронну бібліотеку або відеотеку). До Evernote в комплект розроблені симпатичні допоміжні сервіси - наприклад, Skitch, про який ми. І ще при бажанні можна підключити google-пошту і google-календар.

https://getpocket.com - розширення для браузера, за функціями аналог Evernote, тільки не для заміток і файлів, а для web-сторінок. Ви зберігаєте всі сторінки, які не можете подивитися прямо зараз - виходить план для прочитання на майбутнє. Усередині сервісу є зручна функція по очищенню сторінок від сміття - реклами, зайвих посилань тощо. Це допомагає економити час і читати тільки корисний контент. За гроші з'являється пошук, система тегів і функція формування електронної бібліотеки (якщо автори зазначених вами статей вирішать їх видалити, статті все одно залишаться у вашому pocket).

http://worksection.com - система, яка поєднує зберігання файлів з плануванням часу. Безкоштовно ви можете зберігати файли будь-якого формату. За додаткову плату з'являється календар з нагадуваннями і розширені функції: таймер, облік часу, фінансів тощо. Також можна працювати над проектами за участю помічників. Сервіс дозволяє ставити завдання і контролювати їх виконання, враховувати ефективність робочого часу співробітників, рахувати витрати, влаштовувати групові чати і т.д.

У запропонованій вашій увазі статті не будуть порушуватися питання основ тайм-менеджменту, способів розподілу завдань на першо- та другорядні, принципів організації робочого часу, і т.п. Про це вже написано цілком достатньо, і кращого ради, Ніж прочитати спеціалізовані книги по тайм-менеджменту (в першу чергу, представлені на цьому сайті), я дати не можу. Метою ж даної статті є ознайомлення з цілком конкретною системою обліку і організації часу, якої користуюся я сам.

Пропонована система обліку і організації часу розроблена протягом 2004-го року. Початок ведення щоденника було покладено в лютому 2004-го, і ця практика продовжується до цього дня. Поступово система зазнавала деяких змін, обтісувати і пристосовувалася до поточних завдань. На сьогоднішній день вона нарешті знайшла достатню стрункість і міцність, щоб я ризикнув винести її на суд громадськості. Розраховую, що пропонована система виявиться корисною для людей, які бажають навести певний порядок у власному житті. По крайней мере, мій досвід дозволяє на це сподіватися.

Щоденник ведеться в звичайному файлі Excel. Можливості цієї програми дозволяють не тільки зручно планувати день, а й сортувати завдання, вести архів і стежити за витрачається часом.

ОБЛІК ЧАСУ

Певним чином разграфить лист Excel, можна легко і зручно враховувати час протягом дня. Для цього використовується схема такого вигляду:

На малюнку кожну годину (верхній рядок позначає годинник) розбитий на 4 графи, тобто точність обліку часу становить 15 хвилин. Велика точність робить незручним ведення обліку, менша - допускає занадто великі втрати при обліку.

Крайній лівий стовпець відображає типові графи витрат часу (чтн - читання, РБТ - робота, док - ведення документів, побут - вирішення побутових завдань, лчн - особистий час, рзвл - розваги, дв - рух, нчг - нічого, втрати часу).

Протягом дня пройшли проміжки часу заповнюються. Для спрощення підрахунків як заповнювач використовується цифра «1». Тоді за допомогою введених в відповідні графи формул Excel (формули записані в прикріпленому до статті файлі-прикладі) автоматично розрахує час, витрачений на той чи інший вид діяльності.

До кінця дня лист обліку часу виглядає так:

Ця схема при бажанні дозволяє відновити весь день (проспав, швидко зібрався, поїхав на роботу, попрацював, поговорив з колегою, попрацював, пообідав, попрацював, поїхав на зустріч, почекав спізнюється партнера, провів робочу зустріч, повернувся в офіс, відзвітував перед шефом, поїхав додому, повечеряв, почитав, подивився фільм, приготувався до сну, почитав перед сном, підвів підсумки дня, заснув).

Але на практиці це потрібно рідко, тому від більшості днів залишаються короткі резюме витраченого часу. Виглядають вони так:

Такі резюме дають змогу тверезо оцінити, скільки часу витрачається на той чи інший вид діяльності, і, крім того, вивести середнє за підсумками тижня або місяця. Далі при бажанні можна зробити висновки про необхідність приділити тому чи іншому виду діяльності більше чи менше час.

ПЛАНУВАННЯ

Почнемо зі звичайного аркуша завдань на день. У моїй версії він виглядає так (вкладка ПЄГ, сьогодні):
Як видно, в листі використовується 4 робочі колонки: Ст - статус; Вр - час; Пт - пріоритет; і колонка для позначення дня і опису завдання.

Про колонці «Статус» докладну розмову піде нижче. Колонка «Час», думається, не вимагає пояснень. Зараз основну увагу приділимо розгляду колонки «Пріоритет». У ній використовується наступні знаки:

! - головне завдання на тиждень

!! - частина тижневого завдання, що підлягає виконанню в поточний день; або другорядне завдання на тиждень

30 - пріоритетні завдання на конкретний день (завдання, час для яких визначено або підлягає визначенню)

40 - пріоритетні щоденні завдання

50 - менш важливі щоденні завдання

60 - завдання на визначення підсумків дня

70 - підведення підсумків дня

80 - завдання на визначення підсумків тижні

90 - підведення підсумків тижні

Знаючи цю класифікацію, досить легко як розподілити завдання на день, так і розпланувати їх на тиждень. Тижневий план в моєму файлі виглядає так:

Власне тижневий план можна побачити внизу сторінки. Відразу під графою з позначенням першого і останнього днів тижні записуються завдання на тиждень. Далі слідують позначення кожного окремого дня, під якими записуються конкретні завдання на цей день.

Графи в верху сторінки - це щоденні і щотижневі завдання, які просто копіюються в відповідний лист при складанні денного плану.

Місячний план складається з використанням такої схеми:

ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ

Тепер повернемося до розбору колонки «Статус». Саме ця колонка дозволяє оцінити ефективність прожитих днів. Колонка «Статус» позначає, виконано чи ні намічене завдання. Для позначення статусу використовуються 3 можливих знака:

V - виконано

B - виконано частково, або не виконано в силу об'єктивних причин

N - не виконано

Протягом дня, у міру виконання завдань, лист набуває такого вигляду:

Використовуючи функцію «сортування» (пункт меню - Дані), можна автоматично сортувати завдання:

При такому сортуванні (Статус \u003d\u003e Пріоритет \u003d\u003e Час) всі виконані завдання виявляться першими у списку. На них можна вже не звертати уваги, зосередивши його на що залишилися завданнях.
В кінці дня, коли заповненими виявляються всі графи, пропонована система дозволяє неупереджено і об'єктивно оцінювати ефективність використання часу.

Лист завдань до кінця дня виглядає так:

Використання різних кольорів після сортування дозволяє наочно показати ефективність дня.
У наведеному прикладі з 13 завдань на день 9 виконані, 3 не виконані, і 1 - не виконано в силу об'єктивних причин. З огляду на, що пункти «B» зараховуються як 0,5 / 0,5, підсумки дня виглядають так: всього - 13; плюс - 9,5; мінус - 3,5. Я зараховую день успішним в тому випадку, якщо «плюсових» завдань більше двох третин від загальної кількості; наполовину успішним - від половини до двох третин від загальної кількості; неуспішним - якщо «мінусових» завдань більше половини. Можливі й інші пропорції, в залежності від вашої вимогливості до себе.

Аналогічна система застосовується для оцінки ефективності тижні. В архіві минулий тиждень виглядає так:

Аналогічна система застосовується для оцінки ефективності місяців і років. місяць:

Точно так же можливо підвести підсумки року, десятиліття і так далі, аж до підбиття підсумків усього життя :)

В одному файлі з листами завдань та обліку часу можна зберігати і власний телефонний довідник.
Особливо зручно використовувати пропоновану систему при наявності кишенькового комп'ютера. У цьому випадку файл з листами завдань та обліку часу буде завжди при собі, і по ходу дня можна вносити в нього зміни.

Можна і просто роздруковувати листи завдань та обліку часу на принтері. Рекомендую залишати певну кількість граф порожніми, щоб по ходу дня вписувати в них виникають завдання.
Сподіваюся, що викладена вище система виявиться настільки ж корисною вам, наскільки вона допомогла організувати своє життя мені самому. Успіхів!

Олексій Федоров, грудень 2004 р Контакт: [email protected]. Редактура - Гліб Архангельський,
Стаття написана спеціально для сайту. Адреса документа на сайті:
Допускається без додаткового узгодження з автором публікація в безкоштовних інтернет-виданнях, при збереженні цілісності тексту, включаючи даний повідомлення, і працюють гіперпосилань. Публікація в платних інтернет-виданнях і паперових ЗМІ вимагає узгодження з автором.

Планування робочого часу тайм-менеджмент (Англ. time management), Ефективне організація і управління своїм робочим часом

Існує багато різних підходів в темі планування робочого часу і тайм-менеджменту в excel, На папері або в спеціальних програмах,

нижче наведено один з таких підходів, успішно випробуваний на практиці і впроваджений в повсякденне життя. Для того, щоб зрозуміти підходить він саме вам, протестуйте його на своїх справах і завданнях.

Тайм менеджмент в Excel і на звичайному аркуші паперу, а так само безкоштовний таймер на ваш ноутбук або для вашого смартфорна це все, що вам буде потрібно для ефективної організації свого часу, і все це ви зможете знайти, побачити і завантажити на нашому сайті, всі потрібні посилання є на цій сторінці, почнемо докладніше як організувати тайм менеджмент в excel.

Тайм-менеджмент в Excel файл заносимо справи на тиждень,
а справи на день дивимося в екселя і їх зручніше виписувати в блокнот

За основу планування робочого часу і всіх справ взята тиждень, тобто гнучке планування на основі тижні. Тиждень є ключовим показником в плануванні робочого часу: Рік-місяць-тиждень -день.

Почнемо з місяця:
В останній вихідний місяця складається список результатів (назвемо кожен результат Проектом). Це бажані результати за підсумками місяця, яких ви маєте намір досягти в перебігу нового місяця. (Визначте для себе 3-5 головних результатів місяці).

Необхідно врахувати досягнуті результати за програмними цілями і допущені помилки за минулий місяць при плануванні справ в новому місяці, скоректуйте, поліпшите мети і завдання при плануванні нового місяця з урахуванням необхідних поліпшень, назвемо ці дії щодо поліпшення КД (Коригування до Дії). Наприклад: потрібно було прочитати книгу, книгу прочитати не вийшло, забували, читали не кожен день. КД по цьому завданню задаємо: читаю кожен день по 10 сторінок.

Список результатів на найближчий місяць - це ваші цілі на місяць, коли ви їх поставили для себе і сформулювали, можна приступати до планування їх досягнення.

Отже, раз в тиждень, наприклад в щонеділі, складається список завдань в рамках кожного Проекту - це планування тижні. Ці завдання це елементарні кроки-дії на наступний тиждень. Ці кроки-дії розкидається по днях тижня у файлі Ексель.

При плануванні справ майбутнього тижня так само потрібно визначити 3-5 головних результатів тижні, це найважливіші справи тижні, по ним в кінці тижня ви зрозумієте наскільки ефективно пройшла ваша тиждень.

ведеться в файлі Ексель планування роботи на тиждень.
Щовечора перед відходом з роботи відкривається цей файл Ексель і коригується-доповнюється план на наступний день ( це планування дня).

Після цього, завдання на майбутній день з файлу Ексель виписується на папір (лист планування справ на день), це ваш затверджений список справ на завтра.

Планування робочого часу - Тайм-менеджмент в excel і на папері - важливі моменти:

1. Планування робочого часу тайм-менеджмент на основі тижні - це гнучке планування, можна і потрібно коригувати-переносити завдання в рамках одного тижня, це не завдає шкоди плану і очікуваних результатів, це зручно робити в в excel файлі.

2. Складати план наступного дня напередодні ввечері - ключовий момент в організації часу. Вранці не треба думати що робити все розписано, відключи голову, просто роби. Якщо немає чіткого плану вранці - зазвичай через думання що робити вранці весь день зім'ятий і нічого не зроблено. План наступного дня зручно виписувати з excel плану тижні на звичайний аркуш паперу.

3. Виписувати завдання на майбутній день на аркуш паперу дуже бажано, це ваш підписаний контракт з самим собою, ваше матеріальне обіцянку самому собі, та й потім - викреслювати зроблені справи на аркуші паперу це дуже приємно.

4. при плануванні дня, тижня, місяця, року розставляйте пріоритети, Виділіть з усіх запланованих завдань три найважливіших з них: заплануйте три найважливіших результату дня, три найважливіших результату тижні, три найважливіших результату місяці, три найважливіших результату року. Це ваші найважливіші цілі, до яких ви рухаєтеся.

При плануванні найважливіших результатів (дня, тижня, місяця, року) використовуйте наступні питання:

• ДЛЯ ЧОГО треба досягти результату?
• ЩО ОЗНАЧАЄ УСПІШНИЙ РЕЗУЛЬТАТ (які критерії успішного результату)
• ЯК ДОСЯГТИ (покроковий план: роби раз, роби два, роби три)

Очікуваний результат: критерії успішності вашого тайм-менеджменту

Самі завдання ми виконуємо, щоб досягти якогось конкретного результату, інакше завдання це нісенітниця.

Результат краще починати планувати з «критеріїв успішного досягнення результату».

наприклад, очікуваний результат без критеріїв успішності досягнення результату: прочитати книгу "Книга", Тоді завдання: читати по 30 сторінок на день

І при такій постановці завдань очікуваний результат може бути досягнутий (книга буде прочитана), але якість результату можливо не потроїть.

Тому на стадії планування закладаємо критерії успішності бажаного результату:
1. книга прочитана до кінця місяця
2. після прочитання складена рецензія зі списком ідей для впровадження
3. корисні ідеї впроваджені в життя

задача до п.1. читання під проект, знайти мінімум 3 нові ідеї з питання "пошуку нових клієнтів"
задача до п.1 під час прочитання маркером виділяти корисні ідеї
задача до п.1. читати по 30 сторінок на день
задача до п.2 проаналізувати маркерні вичавки, скласти рецензію на 1 лист